カリフォルニア州における従業員記録の開示請求

カリフォルニア州の従業員および元従業員は、雇用主が保管している自分に関する多くの記録を閲覧・複写する権利を有しています。対象となる記録には、人事ファイル（personnel file）、就職または在職のために署名した書類、および給与記録（payroll records）が含まれます。⁠1 これらの記録を入手するには、雇用主に対して請求を行います。人事ファイルおよび署名書類については書面で、給与記録については書面または口頭で請求することができます。雇用主はその後、定められた期限内に対応しなければなりません。給与記録については21暦日以内、人事記録については30暦日以内です。⁠2

従業員記録の閲覧権は、雇用弁護士（employment lawyer）がクライアントの雇用履歴に関する重要な情報を収集する際に最初に活用するツールであることが多いです。

この記事では、従業員が自分の記録を閲覧する権利に関する重要な側面を説明します。権利の範囲について解説するとともに、請求書を作成する際に活用できるサンプル書式も提供します。

従業員記録はどのように請求すればよいですか？

従業員記録の請求は書面で行うべきです。一部の法律では口頭による請求も認められていますが、⁠3 後に権利を行使する必要が生じた場合に備えて、請求の証拠を残すために書面で行うことをお勧めします。

同じ理由から、送付した請求書のコピーを必ず手元に保管しておいてください。ここでいう「書面」とは、メール、手紙、あるいはファックスでも構いません。

どのような記録を請求できますか？

一般的に、従業員が請求できる記録には次の3つのカテゴリーがあります。

• あなたの業績に関する人事記録（教育・研修記録を含む）、またはあなたに関する苦情（grievance）に関する記録。⁠4
• 就職または在職に関連してあなたが署名した書類一切。⁠5
• あなたの給与記録。⁠6

何を書けばよいですか？

従業員記録を請求する際は、シンプルに書くことが通常は最善です。雇用主に対して記録を求める理由を説明する必要はありません。無害な理由を考えようとして、かえって余計なことを言ってしまうケースが少なくありません。実際のところ、自分の記録を閲覧するのに理由は不要です。それはカリフォルニア州法の下であなたに認められた権利です。

また、シンプルにすることで混乱や余分な表現を避けることができます。余計な情報を加えると、請求の本来のメッセージが薄れるだけです。従業員記録の請求は単純明快な事柄であり、複雑にする必要はありません。

請求内容を明確にする

記録の請求書を書くのは気が引けることもあります。目的を段落の途中や別のトピックの話の中に埋め込もうとする方もいます。しかし、記録の請求という唯一の目的に絞って書くほうが効果的です。

ですから、従業員記録の請求という一点だけを扱うシンプルな手紙またはメールで請求を行ってください。そうすることで、雇用主は最初から何を求められているかを把握でき、請求の趣旨を見落とすことがなくなります。

丁寧なトーンを保つ

請求書は礼儀正しく、プロフェッショナルな内容にしてください。雇用主または元雇用主がどれほど非難に値する行為をしていたとしても、失礼な表現は絶対に使わないでください。場合によっては、こうした手紙が法廷で証拠として提出されることがあります。

手紙の中で意地悪なことや失礼なことを書くと、裁判官や陪審員（jury）の目にはあなた自身が悪く映るだけです。また、失礼な手紙では望む結果が得られにくくなります。プロフェッショナルに、要点を絞って書くようにしましょう。

ただし、トーンの格式については、あなた自身の判断に委ねられています。カジュアルで親しみやすいメールのほうが効果的な雇用主もいれば、正式な手紙を求める雇用主もいます。雇用主との関係の強さ、雇用主が訴訟を予期しているかどうか、そしてあなたと上司との間に緊張関係があるかどうかによって、適切なトーンは変わってくるでしょう。

回答期限を設ける

明確な期限を設けなければ、雇用主が何もせずに放置する余地を与えてしまいます。具体的な期限は、請求する記録の種類によって異なります。

雇用主は、業績に関する人事記録の請求に対して、請求を受け取った日から30暦日以内に対応しなければなりません。⁠7 一方、給与記録の請求に対しては、21暦日以内に対応しなければなりません。⁠8

任意：法律を引用する

従業員記録の請求に決まった文言はありません。そのため、請求の根拠となる法律を引用するかどうかにかかわらず、あなたの請求は有効です。ただし、この請求が好意でお願いしているのではなく、法的権利に基づくものであることを雇用主に念押しすることが有効な場合もあります。

一方で、関連法令を引用することで、請求のトーンがエスカレートすることもあります。あなたのケースで特に正式な請求が適切であれば、それは好ましいことかもしれません。しかし、雇用主がカジュアルで親しみやすい手紙のほうに反応しやすい場合には、逆効果になることもあります。

人事ファイル請求書のサンプル書式

以下は、当事務所の弁護士が通常雇用主に送付する請求書に近いサンプルです。

記録不開示に対するペナルティ

状況によって異なります。ほとんどの開示請求には複数の法令が関係するため、雇用主が開示を拒否した記録の種類によって結果が変わります。一部の法令では、$750.00の民事制裁金（civil penalty）または差止命令（injunctive relief）が定められています。⁠9 これらの法令では通常、救済を求める際の弁護士費用の回収も認められているため、雇用主が記録の引き渡しを拒否した場合でも、従業員が弁護士費用を心配する必要はないかもしれません。

また、従業員記録の提供を拒否することを刑事上の問題とする法律もあります。具体的には、Labor Code section 432がこれにあたり、従業員または求職者は、雇用の取得または継続に関して自らが署名した書類のコピーを受け取る権利を有します。

Section 433は、その条項への違反を軽罪（misdemeanor）と定めています。したがって、雇用主が従業員または元従業員からの記録開示請求に適切に対応しない場合、その結果は非常に深刻なものとなります。