Cómo solicitar sus registros de empleado en California

Los empleados y ex empleados de California tienen derecho a inspeccionar y copiar muchos de los registros que su empleador conserva sobre ellos, incluido su expediente de personal, cualquier documento que hayan firmado para obtener o conservar el empleo, y sus registros de nómina.⁠1 Para obtener estos registros, usted presenta una solicitud a su empleador, por escrito en el caso del expediente de personal y los documentos firmados, y por escrito o de forma verbal en el caso de los registros de nómina. El empleador debe responder dentro de un plazo establecido: 21 días calendario para los registros de nómina y 30 días calendario para los registros de personal.⁠2

El derecho a inspeccionar los registros del empleado es con frecuencia la primera herramienta que los abogados laborales utilizan para descubrir información importante sobre el historial laboral de sus clientes.

Este artículo explica algunos aspectos importantes del derecho del empleado a revisar sus registros. Analiza el alcance de ese derecho y proporciona un formulario de muestra para que los empleados lo utilicen al redactar su solicitud.

¿Cómo debo solicitar mis registros de empleado?

Una solicitud de registros de empleado debe hacerse por escrito. Aunque algunos estatutos permiten una solicitud verbal,⁠3 presentar su solicitud por escrito le ayuda a asegurarse de tener evidencia de dicha solicitud en caso de que necesite hacer valer sus derechos más adelante.

Por la misma razón, debe asegurarse de conservar una copia de la solicitud que envíe. Para estos efectos, un "escrito" puede ser un correo electrónico, una carta o incluso un fax.

¿Qué tipo de registros puedo solicitar?

En general, hay tres categorías de registros que los empleados pueden solicitar:

• Sus registros de personal relacionados con su desempeño, incluidos los registros de educación y capacitación, o con cualquier queja que le concierna.⁠4
• Cualquier instrumento que usted haya firmado relacionado con la obtención o conservación del empleo.⁠5
• Sus registros de nómina.⁠6

¿Qué debo decir?

Al solicitar registros de empleado, generalmente es buena idea ser conciso. No hay ninguna razón para explicarle a su empleador por qué está solicitando los registros. Con mucha frecuencia, los empleados terminan metiéndose en problemas al intentar inventar una razón inocente. La realidad es que usted no necesita ninguna razón para revisar sus registros. Es su derecho bajo la ley de California.

Además, ser conciso evita confusiones y lenguaje innecesario. Agregar información adicional solo restará claridad al mensaje real de su solicitud. Una solicitud de registros de empleado es un asunto directo y no hay razón para complicarla en exceso.

Sea claro en su solicitud

Redactar una solicitud de registros puede resultar incómodo. Algunas personas prefieren ocultar su objetivo en medio de un párrafo o dentro de una conversación sobre otro tema. Es mejor dedicar su escrito exclusivamente al propósito de solicitar sus registros.

Por eso, redacte su solicitud en una carta o correo electrónico sencillo que trate un solo tema: su solicitud de registros de empleado. De esa manera, su empleador sabrá desde el principio con qué está tratando y no pasará por alto el propósito de su solicitud por error.

Mantenga un tono respetuoso

Mantenga su solicitud cordial y profesional. Nunca se exprese de manera irrespetuosa hacia su empleador o ex empleador, sin importar cuánto lo merezca. En algunos casos, este tipo de cartas terminan siendo exhibidas como prueba en un tribunal.

Decir cosas hirientes o groseras en una carta solo lo perjudica ante un juez o jurado. Además, una carta irrespetuosa reduce la probabilidad de que obtenga lo que desea. En cambio, manténgase profesional y vaya directo al punto.

La formalidad del tono, sin embargo, es una cuestión a su discreción. Algunos empleadores responden mejor a un correo electrónico informal y amigable, mientras que otros requerirán una carta formal. Puede depender de qué tan sólida sea su relación con su empleador, de si su empleador está anticipando una demanda, y de si existe alguna tensión entre usted y sus supervisores.

Establezca un plazo para recibir respuesta

Si no establece un plazo firme, le abre la puerta a su empleador para que no actúe y no le responda. El plazo exacto depende del tipo de registro que esté solicitando.

Un empleador debe responder a una solicitud de registros de personal relacionados con su desempeño a más tardar 30 días calendario después de la fecha en que su empleador reciba su solicitud.⁠7 Sin embargo, los empleadores solo tienen 21 días calendario para responder a una solicitud de registros de nómina.⁠8

Opcional: cite la ley

No existe un lenguaje específico que deba usarse en una solicitud de registros de empleado. Por lo tanto, su solicitud de registros de empleado es válida independientemente de si cita o no los estatutos que le otorgan el derecho a presentarla. Sin embargo, en ocasiones es útil recordarle a su empleador que su solicitud se basa en un derecho legal: no está pidiendo un favor.

Por otro lado, citar los estatutos pertinentes puede a veces elevar el tono de su solicitud. Esto puede ser positivo si una solicitud particularmente formal es conveniente en su caso, pero puede ser negativo si su empleador respondería mejor a una carta informal y amigable.

Formulario de muestra para solicitar el expediente de personal

A continuación se presenta una carta de solicitud de muestra similar a la que nuestros abogados normalmente envían a los empleadores.

Sanciones por no entregar los expedientes

Depende. Como en la mayoría de las solicitudes intervienen varias leyes, las consecuencias varían según el tipo de expedientes que el empleador esté reteniendo. Algunas leyes establecen una sanción civil de $750.00 o una orden judicial (injunctive relief).⁠9 Por lo general, estas mismas leyes también permiten recuperar los honorarios del abogado al ejercer estos recursos, por lo que es posible que los empleados no tengan que preocuparse por pagar a su abogado si el empleador se niega a entregar los expedientes.

Otras leyes tipifican como delito la negativa a proporcionar los expedientes del empleado: en particular, el Labor Code section 432, que otorga a los empleados o solicitantes el derecho a obtener una copia de cualquier documento que hayan firmado relacionado con la obtención o el mantenimiento de su empleo.

El Section 433 establece que las violaciones a ese artículo constituyen un delito menor (misdemeanor). Por lo tanto, las consecuencias son muy graves si los empleadores no responden adecuadamente a las solicitudes de expedientes presentadas por empleados o exempleados.