Multas por Violaciones de Salario, Horas y Cheques de Pago en California

Las leyes de salarios y horas de California se encuentran entre las más estrictas de los Estados Unidos. Establecen reglas sobre cómo se les paga a los trabajadores, el salario mínimo, las horas extra, las comisiones, los períodos de comida, los períodos de descanso, la clasificación errónea de empleados, los estados de cuenta de salarios detallados, los gastos de negocio y más.

En muchos casos, las violaciones a las leyes laborales de California conllevan sanciones establecidas por ley. Algunas de esas sanciones pueden ser reclamadas por los empleados, mientras que otras deben ser aplicadas por una agencia gubernamental. Las leyes también especifican los daños y perjuicios que un empleado puede recuperar después de probar una violación de salarios y horas.

Este artículo examina las sanciones más comunes en California por violaciones de salarios, horas y cheques de pago.

Tabla resumida de las sanciones de la ley laboral de California

El Código Laboral establece la mayoría de las sanciones por violaciones de salarios y horas. La tabla a continuación las enumera por sección del Código Laboral.

Varias otras leyes de California y federales añaden sanciones que este artículo también cubre. Debido a que surgen bajo otros códigos, se enumeran por separado a continuación.

Las secciones que siguen explican cada una de estas sanciones con más detalle.

Penalidades por Violaciones al Momento de Pago, Comidas y Descansos

Violaciones al Momento de Pago de Salarios

Los empleadores en California deben pagar a sus empleados en una fecha determinada.⁠1 Los empleados que reciben pago cada dos semanas deben ser pagados dentro de los siete días calendario siguientes al cierre de su período de nómina. Los empleados que reciben pago dos veces al mes deben ser pagados a más tardar 10 días calendario después del último día del período de nómina.⁠2

Un empleador que paga después de estas fechas viola el California Labor Code. Las penalidades por pago tardío de salarios son severas: un empleador que no cumple con sus obligaciones paga $100 por su primera violación, y $200 más el 25% del monto retenido ilegalmente por cada violación posterior o intencional.⁠3

Desde que el Assembly Bill 673 entró en vigor en 2019, un empleado puede recuperar esta penalidad directamente, a través del Comisionado Laboral (Labor Commissioner) o mediante una reclamación bajo la Ley de Abogados Generales Privados (Private Attorneys General Act), aunque no ambas por la misma violación, en lugar de dejarlo en manos del estado.⁠4

Penalidades por Tiempo de Espera

La ley de California permite a los empleados recuperar salarios no pagados. Además, los empleados pueden recuperar penalidades cuando el empleador deliberadamente no paga los salarios adeudados al término de la relación laboral.⁠5 Estas "penalidades por tiempo de espera" (waiting time penalties) se refieren a situaciones en las que un empleado se ve obligado a esperar el pago completo después de que termina la relación laboral.

Por ejemplo, si un empleado gana una reclamación contra un empleador que se negó a pagar todos los salarios acumulados en el cheque final, el empleador puede adeudar penalidades por tiempo de espera. La penalidad equivale a un día completo de salario por cada día que se retrasa el pago, hasta un máximo de 30 días.⁠6

La penalidad no es automática: la falta de pago de un empleador no se considera "intencional" cuando existe una disputa de buena fe sobre si realmente se adeudan salarios.⁠7

Los empleadores que pagan a sus empleados con cheques devueltos por fondos insuficientes son responsables de una penalidad de 30 días.⁠8 La penalidad equivale a la tasa de pago que el empleado recibía cuando el cheque del empleador fue rechazado.

Penalidades por Talones de Pago Inexactos

Un estado de salario, o talón de pago (pay stub), es un desglose de las ganancias de un empleado durante un período de pago. Las leyes estatales y federales exigen a los empleadores mantener registros precisos de las horas trabajadas y los salarios pagados a cada empleado. Aunque la ley federal no exige talones de pago detallados, la ley de California sí lo hace.

Un empleador en California debe proporcionar cheques de pago a sus empleados al menos dos veces al mes e incluir un desglose de las deducciones salariales y la compensación salarial.⁠9 Los empleadores también deben conservar los registros de nómina de cada empleado durante al menos tres años.⁠10

Cuando la falta del empleador en proporcionar estados de salario completos o precisos es consciente e intencional, el empleado puede recuperar el monto mayor entre los daños reales o $50 por el período de pago inicial en que ocurre una violación, y $100 por empleado por cada violación en un período de pago posterior, hasta un total acumulado de $4,000.⁠11

El demandante que prevalece también tiene derecho a costas y honorarios razonables de abogado.⁠12 La creencia objetivamente razonable y de buena fe de un empleador de que sus talones de pago cumplían con la ley elimina el elemento de "consciente e intencional" e impide la aplicación de estas penalidades.⁠13

Cuando un empleador no proporciona ningún talón de pago, o no mantiene los registros requeridos, existe una penalidad civil adicional de $250 por cada violación inicial y $1,000 por empleado por cada violación en una citación posterior.⁠14

Si un empleado solicita revisar los registros de nómina, el empleador debe cumplir a más tardar 21 días calendario después de la solicitud.⁠15 Un empleador que se niega a permitir que el empleado inspeccione o copie los registros está sujeto a una penalidad de $750, pagadera al empleado o al Comisionado Laboral.⁠16

Un empleador que de manera consciente e intencional viola las disposiciones sobre talones de pago y mantenimiento de registros puede enfrentar responsabilidad penal. Cualquier persona que lo haga es culpable de un delito menor (misdemeanor) y está sujeta a una multa de $1,000.⁠17

La penalidad penal y la multa también alcanzan a cualquier funcionario, agente, empleado, fiduciario u otra persona que tenga control sobre la forma en que se pagan y documentan los salarios, o que participe en la violación o la facilite.⁠18

Reembolso de Gastos de Negocio

Un empleado puede recuperar gastos relacionados con el trabajo, como teléfonos celulares, millaje y otros desembolsos, junto con los honorarios de abogado incurridos para hacer valer esos gastos.⁠19

Violaciones a los Períodos de Descanso: Pago Adicional y Penalidades

Períodos de Comida No Proporcionados

Un empleador no puede exigir a la mayoría de los empleados que trabajen más de cinco horas al día sin un período de comida de al menos 30 minutos; si la jornada laboral total no supera las seis horas, el período de comida puede ser renunciado por mutuo acuerdo.⁠20

Un empleado que trabaja más de 10 horas al día tiene derecho a un segundo período de comida de 30 minutos, el cual puede ser renunciado por mutuo acuerdo únicamente si el total de horas trabajadas no supera las 12 y el primer período de comida no fue renunciado.⁠21

Una vez que se establece que un empleador no proporcionó un período de comida requerido, el empleador debe pagar una hora adicional de pago a la tasa regular de compensación del empleado por cada día laborable en que no se proporcionó el período de comida.⁠22

La "tasa regular de compensación" es la misma medida que se utiliza para las horas extra: incluye el salario base por hora más todos los pagos no discrecionales, como comisiones y bonos no discrecionales, y no únicamente la tasa base por hora.⁠23

Períodos de Descanso No Proporcionados

Los empleadores también deben autorizar y permitir un período de descanso pagado de al menos 10 minutos por cada cuatro horas trabajadas, o fracción mayor de cuatro horas. No se requiere un período de descanso para los empleados cuyo tiempo de trabajo diario total sea menor de tres horas y media.⁠24

Al igual que con los períodos de comida, un empleador que no proporciona un período de descanso requerido adeuda una hora adicional de pago a la tasa regular de compensación del empleado por cada día laborable en que no se proporcionó el período de descanso.⁠25

Los requisitos de los períodos de comida y de descanso son independientes entre sí. Un tribunal de apelaciones de California resolvió que un empleador que no proporciona tanto un período de comida como un período de descanso en un mismo día debe pagar dos horas adicionales de pago adicional (premium pay), no una.⁠26

Descansos para Lactancia Negados Ilegalmente

Todo empleador en California debe proporcionar un tiempo razonable de descanso para que una empleada que desee extraerse leche materna para su hijo lactante pueda hacerlo.⁠27

La negativa a otorgar un tiempo razonable de descanso o un espacio adecuado para extraerse leche se trata como una falta en la provisión de un período de descanso; por lo tanto, la empleada puede recuperar una hora adicional de pago a su tasa regular de compensación por cada día en que se le niegue dicho descanso.⁠28

Por separado, el Comisionado del Trabajo puede emitir una citación que imponga una multa civil de $100 por cada día en que se le niegue a una empleada un descanso o espacio que cumpla con los requisitos legales.⁠29 En algunos casos, parte de una multa puede ser recuperada por la empleada mediante una acción representativa.⁠30

Clasificación Errónea de Empleados como Contratistas Independientes

Cuando un empleador, de manera consciente y voluntaria, clasifica erróneamente a una persona como contratista independiente en lugar de empleado, viola la ley de California.⁠31

También es ilegal cobrarle una tarifa a un contratista clasificado erróneamente de manera intencional, o hacerle deducciones de su pago por conceptos que los empleados normalmente no tienen que pagar, como materiales, renta de espacio, servicios, licencias gubernamentales, reparaciones, mantenimiento de equipos o multas.⁠32

Los empleadores que clasifican erróneamente a sus trabajadores de manera intencional enfrentan sanciones graves. Pueden ser multados entre $5,000 y $15,000 por cada violación, además de otras sanciones permitidas por la ley.⁠33

Si se determina que un empleador ha incurrido en un patrón o práctica de violaciones, la sanción aumenta a entre $10,000 y $25,000 por violación.⁠34

También se le puede ordenar a un empleador que publique avisos en su sitio web y en las instalaciones indicando que cometió una "violación grave de la ley" e informando a los empleados que dicho aviso se publica en cumplimiento de una orden estatal.⁠35

El aviso debe permanecer publicado durante un año,⁠36 y debe indicarles a los trabajadores cómo comunicarse con la Agencia de Desarrollo Laboral y de la Fuerza Laboral de California (California Labor and Workforce Development Agency) si sospechan que están siendo clasificados erróneamente como contratistas independientes.⁠37

Sanciones Fiscales por Clasificar Erróneamente a los Trabajadores

Las sanciones fiscales estatales y federales aplican a los empleadores que clasifican erróneamente a sus trabajadores. La sanción federal por no retener el impuesto federal sobre la renta es del 1.5% de los salarios pagados.⁠38 La sanción se duplica al 3% si el empleador no presentó un Formulario 1099-MISC ante el IRS para el trabajador.⁠39

La sanción por no retener de manera no intencional la parte del empleado correspondiente a los impuestos del Seguro Social y Medicare es del 20% de la parte del impuesto que le corresponde al empleado.⁠40 Esta sanción se duplica al 40% si el empleador no presentó un Formulario 1099-MISC para el trabajador.⁠41

Cuando el IRS determina que la clasificación errónea fue intencional, o cuando se clasifica erróneamente a empleados estatutarios, el empleador es responsable del monto total del impuesto federal sobre la renta que debió haberse retenido, así como de la parte del empleado y del empleador correspondiente a los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Esta responsabilidad puede imponerse simultáneamente a la empresa y a sus funcionarios si se determina que son personalmente responsables.⁠42

Las sanciones fiscales de California por clasificación errónea incluyen el reembolso de los impuestos sobre nómina adeudados, con intereses, y una sanción sobre los montos no pagados.

El Departamento de Desarrollo del Empleo (Employment Development Department, EDD), que administra los impuestos sobre nómina, generalmente puede remontarse hasta tres años para evaluar los impuestos sobre nómina no pagados, el seguro de desempleo, el seguro de discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal. Una liquidación que no se pague antes de que quede firme conlleva una sanción del 10%.⁠43

Cuando un empleador emite una declaración de información fiscal, como un 1099 o un W-2, que atribuye fraudulentamente ingresos a un trabajador y aumenta la carga tributaria de esa persona, la ley federal le permite al individuo demandar al empleador por la cantidad mayor entre $5,000 o la suma de los daños del trabajador, los costos de presentar la demanda y los honorarios de abogado.⁠44

Esta responsabilidad generalmente surge cuando un empleador presenta un Formulario 1099-MISC para reportar "compensación a no empleados" para un trabajador que debería haber recibido un Formulario W-2 por salarios de empleado.

Los tribunales han resuelto que clasificar erróneamente a los empleados de esta manera puede generar responsabilidad civil, pero únicamente cuando el empleador intentó intencionalmente engañar al IRS presentando el 1099 sin creer que era verdadero.⁠45

Responsabilidad Solidaria (Joint and Several Liability)

Una persona que, a cambio de dinero u otra contraprestación, aconseja conscientemente a un empleador que trate a un individuo como contratista independiente para evitar la condición de empleado puede ser solidariamente responsable junto con el empleador si se determina que dicho individuo no es un contratista independiente.⁠46

Sanciones Penales por Clasificación Errónea

La ley federal y estatal impone responsabilidad penal a las personas y empresas que deliberadamente evaden o intentan evadir el pago de impuestos. Conforme a la ley federal, intentar deliberadamente evadir o eludir cualquier impuesto constituye un delito grave (felony).

Una persona condenada por evasión fiscal puede ser encarcelada hasta por cinco años, multada hasta con $250,000 (para personas físicas) o $500,000 (para corporaciones), o ambas sanciones.⁠47

La falta de retención y pago de impuestos sobre nómina también puede ser imputada como un delito menor (misdemeanor) en California; al ser condenado, el empleador puede ser multado hasta con $1,000 o encarcelado hasta por un año, o ambas sanciones.⁠48

Incumplimiento en la Provisión de Ciertos Tipos de Seguro

Compensación para Trabajadores (Workers' Compensation)

No contar con cobertura de compensación para trabajadores es una infracción grave con severas sanciones penales y civiles. No asegurar el pago de la compensación es en sí mismo un delito menor.

Una primera condena es sancionable con hasta un año en la cárcel del condado, una multa de al menos $10,000 (hasta el doble de la prima que hubiera correspondido), o ambas.⁠49

Una segunda condena o condena posterior es sancionable con hasta un año en la cárcel del condado, una multa equivalente al triple de la prima que hubiera correspondido (pero no menor de $50,000), o ambas.⁠50

Cuando la División de Aplicación de Normas Laborales (DLSE, por sus siglas en inglés) determina que un empleador opera sin cobertura, emite una orden de paro.⁠51 Una orden de paro prohíbe el uso de mano de obra de empleados hasta que se obtenga la cobertura, y no acatarla constituye un delito menor independiente, sancionable con hasta 60 días en la cárcel del condado, una multa de hasta $10,000, o ambas.⁠52

Cuando se notifica una orden de paro y el empleador debe cerrar operaciones, todo empleado afectado por la interrupción del trabajo debe recibir pago por el tiempo perdido, sin exceder 10 días.⁠53

La DLSE también impone multas civiles. En el momento en que se emite y notifica la orden de paro, el Director emite una evaluación de penalidad de $1,500 por cada empleado en la nómina, hasta un máximo de $100,000.⁠54

De manera alternativa, cuando un empleador ha estado sin seguro por más de una semana durante el año anterior, el Director emite una evaluación de penalidad por el monto mayor entre (1) el doble de la prima de compensación de trabajadores que el empleador habría pagado durante el período sin cobertura, o (2) $1,500 por cada empleado que haya trabajado durante ese período.⁠55

Si un trabajador se lesiona o enferma a causa de un evento relacionado con el trabajo y el empleador no tiene seguro de compensación de trabajadores, ese empleado puede presentar una demanda contra el empleador además de presentar una reclamación de compensación de trabajadores.⁠56

Contribuciones al Seguro de Desempleo

Todos los empleadores que operan en California, que tienen al menos un empleado y pagan salarios superiores a $100 en un trimestre, deben registrarse ante el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD, por sus siglas en inglés) para financiar el Programa de Seguro de Desempleo.

Los empleadores pagan un porcentaje sobre los primeros $7,000 en salarios pagados a cada empleado en un año calendario, conforme a una tabla de tasas, con el monto de los salarios gravables determinado anualmente. Un empleador que no pague las contribuciones requeridas debe pagar una penalidad del 15% de las contribuciones,⁠57 más intereses.⁠58

Todo empleador que no realice las contribuciones requeridas, con o sin intención de evadir, puede ser declarado culpable de un delito menor y, al ser condenado, puede ser encarcelado hasta por 12 meses y multado hasta con $1,000, o ambas sanciones.⁠59

Penalidades bajo la Ley de Prácticas Comerciales Desleales de California

California prohíbe a los empleadores incurrir en prácticas comerciales desleales, incluyendo cualquier acto o práctica comercial ilícita, injusta o fraudulenta, cualquier publicidad injusta, engañosa, falsa o que induzca a error, o cualquier otro acto prohibido por el Código de Negocios y Profesiones.⁠60

La ley de California permite que particulares presenten demandas para detener prácticas comerciales desleales, siempre que el demandante haya perdido dinero o bienes a causa de las actividades del empleador. Una agencia gubernamental autorizada también puede demandar.

Sin embargo, los remedios se limitan a la restitución y el alivio mediante orden judicial (injunctive relief): la restitución recupera las pérdidas económicas reales, y el alivio mediante orden judicial ordena al empleador que cese la práctica desleal.⁠61 Cuando se emite una orden judicial, el tribunal puede imponer penalidades de hasta $6,000 por cada violación, y cada día de una violación continua se cuenta como una violación separada.⁠62

Cuando una agencia gubernamental presenta la acción, el tribunal puede imponer multas civiles de hasta $2,500 por cada violación.⁠63 La ley solo autoriza la restitución y el alivio mediante orden judicial, por lo que los daños punitivos no están disponibles en casos de competencia desleal.⁠64

Costos de Hacer Cumplir las Penalidades de la Ley Laboral

Recuperación de Honorarios de Abogado

Cuando los empleados ganan ciertas reclamaciones de salarios y horas, pueden recuperar los honorarios de abogado en que incurrieron durante el caso. La ley de California permite a los demandantes que prevalecen recuperar honorarios y costos en reclamaciones por salario mínimo y horas extra.

La ley no permite a los empleadores que prevalecen cobrar honorarios cuando rechazan dicha reclamación, razón por la cual se le llama una "ley de traslado unilateral de honorarios" (one-way fee-shifting statute).⁠65

Para otras reclamaciones de salarios y horas, una "ley de traslado bilateral de honorarios" (two-way fee-shifting statute) permite a cualquier parte que prevalezca reclamar honorarios de abogado y costos en casos relacionados con la falta de pago de salarios, beneficios adicionales, o contribuciones a fondos de salud, bienestar y pensiones.⁠66

En 2013, la ley fue enmendada para exigir un estándar más alto a los empleadores: un empleador que prevalezca solo puede recuperar honorarios y costos si prueba que el empleado presentó la acción de mala fe.

Reclamaciones bajo la Ley de Fiscales Privados Generales (PAGA)

La Ley de Fiscales Privados Generales (PAGA, por sus siglas en inglés) permite a los empleados agraviados demandar para recuperar multas civiles en nombre propio, de otros empleados y del Estado de California por violaciones al Labor Code. Un empleado que demanda bajo PAGA actúa como fiscal privado general.

Para reclamaciones basadas en una notificación PAGA presentada el 19 de junio de 2024 o después, el demandante debe haber sufrido personalmente cada violación alegada.⁠67

Si la sección del Labor Code subyacente ya establece una penalidad, el empleado puede cobrar esa penalidad en nombre de los empleados agraviados, y un empleado que prevalezca también puede recuperar honorarios de abogado y costos.⁠68

Cuando la sección del Labor Code subyacente no establece una penalidad, PAGA fija una penalidad predeterminada de $100 por empleado por período de pago.

Una penalidad mayor de $200 por empleado por período de pago aplica solo en circunstancias limitadas, como cuando un tribunal o agencia determinó que la misma práctica era ilícita dentro de los cinco años anteriores, o cuando la conducta fue maliciosa, fraudulenta u opresiva.

Se aplican penalidades reducidas y límites máximos cuando el empleador tomó medidas razonables para cumplir o subsanó la violación.⁠69 De las penalidades recuperadas, el 35% se distribuye a los empleados agraviados y el 65% a la Agencia de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral (LWDA, por sus siglas en inglés).⁠70

Para acciones basadas en notificaciones presentadas antes del 19 de junio de 2024, se aplican las reglas anteriores, incluida la distribución anterior del 25% para los empleados y el 75% para el estado.⁠71

Responsabilidad Personal y Responsabilidad Penal en Violaciones a la Ley Laboral

La definición de "empleador" en California es amplia e incluye a los propietarios, directores, funcionarios y agentes administrativos de una empresa.

Bajo la Ley de Pago Justo por Día de Trabajo (Fair Day's Pay Act), vigente desde el 1 de enero de 2016, un propietario, director, funcionario o agente administrativo que viole, o cause que se violen, disposiciones específicas sobre salarios y horas puede ser considerado personalmente responsable como empleador. Las violaciones cubiertas incluyen horas extra no pagadas, salario mínimo no pagado, negación de períodos de comida y períodos de descanso, pago final extemporáneo, estados de salario inadecuados y falta de reembolso de gastos de negocio.⁠72

La responsabilidad personal no es automática por el título de una persona; depende de si el individuo participó personalmente en la violación salarial, o si tuvo autoridad sobre ella y la causó.⁠73

Contrariamente a una suposición común, esta responsabilidad no se limita a los procedimientos ante el Comisionado del Trabajo. Un Tribunal de Apelaciones de California ha resuelto que un propietario o funcionario que causó violaciones de salarios no pagados puede ser considerado personalmente responsable en litigios civiles, incluso mediante una acción PAGA.⁠74

Responsabilidad de los Abogados en Casos de Clasificación Incorrecta

La regla de responsabilidad solidaria para los asesores tiene un límite importante: no se aplica a una persona que brinda asesoría a su propio empleador, ni a un abogado autorizado para ejercer el derecho que proporciona asesoría legal en el ejercicio de esa profesión.⁠75

Por lo tanto, un abogado que asesora a un cliente sobre cómo clasificar a los trabajadores no queda expuesto a responsabilidad solidaria bajo esta sección por dicha asesoría.

Responsabilidad Personal en Casos de Acoso

La Ley de Empleo y Vivienda Justos de California (FEHA, por sus siglas en inglés) trata el acoso de manera distinta a la discriminación y las represalias en lo que respecta a la responsabilidad individual.

Un empleado individual, incluyendo un supervisor o un compañero de trabajo, es personalmente responsable por el acoso que ese empleado cometa directamente.⁠76

En cambio, los gerentes individuales generalmente no son personalmente responsables por discriminación o represalias; esas reclamaciones se dirigen contra el empleador.⁠77

Responsabilidad Penal por Negarse a Pagar Salarios

Las violaciones al Código Laboral de California pueden acarrear responsabilidad penal. Cualquier persona, incluyendo un dueño de negocio, funcionario, gerente o superintendente, que tenga la capacidad de pagar pero se niegue deliberadamente a pagar salarios después de que se le exija hacerlo, puede ser culpable de un delito menor (misdemeanor).

La misma responsabilidad penal por delito menor se aplica a una persona que niega falsamente el monto o la validez de una reclamación salarial con la intención de obtener un descuento, o de molestar, acosar o defraudar al trabajador.⁠78

Responsabilidad Penal por Deducciones Salariales

El Código Laboral de California prohíbe a los empleadores realizar deducciones del salario de un empleado, a menos que las deducciones sean:⁠79

• autorizadas por ley;
• autorizadas por el empleado para primas de seguro o cuotas de hospital o servicios médicos;
• realizadas para aportaciones a un plan de pensión autorizadas por un convenio colectivo de trabajo, o para cubrir salud y bienestar; o
• que no constituyan un descuento sobre el salario estándar establecido por convenio colectivo, acuerdo salarial o ley.

Si un empleador deduce salarios por cualquier otra razón, comete un delito menor (misdemeanor).⁠80

Por ejemplo, si un trabajador le debe dinero a un empleador y luego renuncia o es despedido, el empleador no puede descontar lo que el trabajador debe del cheque de pago final.⁠81 Hacerlo podría exponer al empleador a responsabilidad penal.