Tarjetas de débito de nómina en California: ¿Qué dice la ley sobre las alternativas al efectivo?

El concepto de las tarjetas de débito de nómina (payroll debit cards) es sencillo: en lugar de recibir su pago en efectivo o mediante cheque, los empleados reciben sus pagos en una tarjeta bancaria. Los empleados pueden usar esa tarjeta para hacer compras, como si fuera una tarjeta de crédito o débito, o pueden ir a un banco o cajero automático y retirar dinero en efectivo.

Pagar a los empleados con una tarjeta de débito de nómina es legal en California, pero con límites. La tarjeta debe permitir que el empleado retire el monto total de su salario en efectivo, a solicitud y sin ningún cargo ni descuento, y la participación debe ser voluntaria: un empleador puede ofrecer una tarjeta de nómina, pero no puede exigirla.⁠1

Los empleadores a veces usan estas tarjetas porque les permiten ahorrar los costos asociados con los cheques. Distribuir y enviar por correo cheques en papel puede ser costoso, y pagar a los empleados en efectivo generalmente no es viable para una empresa. En algunos casos, los empleadores pueden recibir beneficios de su banco por cambiar a un sistema de tarjetas de débito de nómina.

El riesgo de usar estas tarjetas, sin embargo, es la carga financiera que recae sobre los trabajadores. El uso de tarjetas de débito de nómina a veces transfiere todos los costos de la nómina al empleado. Los bancos, por ejemplo, pueden cobrar numerosos cargos por el uso de estas tarjetas, incluyendo cargos por procesamiento, cargos por el uso de cajeros automáticos y cargos por inactividad. Los bancos también pueden beneficiarse al ganar a los empleados como nuevos clientes.

Dado que los bancos pueden obtener nuevos negocios con el uso de tarjetas de débito de nómina, a veces ofrecen incentivos financieros a los empleadores para que emitan estas tarjetas a sus empleados. Por eso es fácil entender por qué la tendencia hacia las tarjetas de débito de nómina está creciendo entre los empleadores. El resto de esta guía explica cómo las trata la ley de California y los límites que aplican.

Las alternativas al efectivo generalmente están permitidas

En California, la ley sobre las tarjetas de débito de nómina es relativamente escasa. Ningún caso judicial ha decidido de manera definitiva si este tipo de pagos son permisibles, y no existe una ley que trate el tema directamente. Sin embargo, leyes relacionadas ofrecen orientación sobre métodos de pago alternativos.

En general, los empleadores deben pagar a sus empleados en una forma que sea negociable y pagadera en efectivo.⁠2 Un cheque, por ejemplo, puede llevarse a un banco y cobrarse. Por lo tanto, los cheques son un método de pago que puede convertirse en efectivo.

Sin embargo, un empleador no puede emitir una forma de pago que sea descontada al convertirse en efectivo.⁠3 Por lo tanto, un empleador no puede emitir un cheque de un banco que cobre un cargo al cobrarlo.

Las tarjetas de débito de nómina deben poder cambiarse a efectivo libremente

La forma de pago que elija el empleador debe poder cobrarse en un establecimiento comercial dentro del estado. En la mayoría de los casos, esto significa que el método de pago debe poder cobrarse en un banco. El nombre del banco debe aparecer en la forma de pago.⁠4 Si el establecimiento que cobra el pago es alguien distinto a un banco, su dirección también debe aparecer en la forma de pago.⁠5

Los empleadores no pueden ofrecer ningún vale o cupón que no sea canjeable en efectivo.⁠6 Esto, en esencia, impide que las empresas paguen a sus empleados con cupones que solo pueden usarse en su propia tienda, como el dinero de empresa (company scrip).

Los empleadores, o sus gerentes y agentes, pueden ser culpables de un delito menor (misdemeanor) si violan estas reglas.⁠7 También podrían ser responsables ante los empleados por daños civiles.

En general, sin embargo, los empleadores pueden pagar a sus empleados con alternativas al efectivo, siempre que puedan convertirse en efectivo fácilmente y sin cargo alguno. Los empleados también deben recibir un talón de pago detallado junto con su pago.⁠8

Dado que los empleadores pueden pagar a sus empleados con alternativas al efectivo, se les permite realizar pagos mediante depósito directo o mediante el uso de tarjetas de débito de nómina. De hecho, la ley permite específicamente a los empleadores depositar fondos en el banco que elija el empleado.⁠9

Los programas de tarjetas de débito de nómina deben ser voluntarios

La Oficina del Comisionado Laboral de California, también conocida como la División de Aplicación de Normas Laborales (DLSE, por sus siglas en inglés), ha declarado en una carta de opinión que la ley no prohíbe el uso de tarjetas de débito de nómina.⁠10 Sin embargo, es importante que la participación en el programa de tarjetas de débito de nómina sea opcional para el empleado.⁠11

Por lo tanto, según la interpretación de la DLSE, los empleadores pueden dar a sus empleados la opción de usar tarjetas de débito de nómina, pero no pueden exigir su uso. Cualquier programa de tarjetas de débito de nómina debe ser completamente voluntario y todos los detalles del programa deben ser divulgados a los empleados.⁠12