La ley sobre el redondeo de horas de trabajo en California

En general, los empleadores en California están obligados a pagar a sus empleados por hora y no exentos por todas las horas que trabajan.⁠1 También están obligados a mantener registros precisos y a proporcionar estados de salario periódicos que indiquen correctamente el total de horas trabajadas por el empleado.⁠2

Sin embargo, surgen problemas cuando los empleadores y sus trabajadores no están de acuerdo sobre cómo se calculan las horas. ¿Debe el empleador registrar y pagar cada minuto trabajado? ¿Cada segundo? ¿Cada fracción de segundo?

Un enfoque común para estas dificultades se llama "redondeo" (rounding). El redondeo es la práctica de ajustar las horas trabajadas de un empleado, ya sea hacia arriba o hacia abajo, al incremento más cercano de una cantidad determinada. Ese incremento generalmente es más fácil de usar al calcular las horas trabajadas y también puede ser más eficiente para fines contables.

Una política de redondeo puede dejar a un empleado ligeramente sin pagar o con un pago de más en cualquier período de pago determinado, y los conflictos legales surgen cuando una política sistemáticamente paga de menos. La respuesta breve bajo la ley de California es que el redondeo está permitido, pero solo si la política es neutral en su texto y en su aplicación, y si no deja, a lo largo del tiempo, de pagar a los empleados por las horas que realmente trabajan.⁠3 Aun así, dos límites aplican: un empleador nunca puede redondear los registros de entrada y salida que delimitan un período de comida,⁠4 y la Corte Suprema de California está decidiendo actualmente, en Camp v. Home Depot, si el redondeo neutral sigue siendo válido cuando el sistema del empleador ya registra cada minuto que trabaja el empleado,⁠5 lo que hace que esta práctica sea cada vez más riesgosa para cualquier empleador que pueda registrar el tiempo exacto. Este artículo explica cuándo una política de redondeo cruza la línea en California.

Las políticas de redondeo están permitidas, pero deben ser justas

En cuanto al redondeo específicamente, los tribunales de California han recurrido a las regulaciones federales de salarios y horas, las cuales permiten a los empleadores adoptar políticas que redondeen las horas trabajadas de los empleados.⁠6 Sin embargo, una política de redondeo no puede resultar de manera consistente en que no se pague a los empleados por su tiempo trabajado.⁠7

En pocas palabras, los empleadores pueden adoptar políticas de redondeo justas, pero no pueden diseñar sus políticas de redondeo para pagar de menos a sus trabajadores. Las políticas de redondeo deben seguir dos reglas:

• La política debe ser justa y neutral en su texto; y
• La política debe aplicarse de manera que, en promedio, no favorezca el pago insuficiente.⁠8

Si la política está diseñada para subcompensar sistemáticamente a los empleados, será declarada ilegal. Por ejemplo, una política que siempre redondeara las horas trabajadas de un empleado hacia abajo y nunca hacia arriba probablemente violaría la ley.

Además, la política de redondeo del empleador debe establecerse antes de que el empleador la implemente, y debe aplicarse de manera consistente independientemente de si resulta en un pago de más.

Los empleadores no pueden crear una política de redondeo de manera arbitraria. Tampoco pueden aplicar su política de redondeo de forma ad hoc, simplemente porque podría beneficiarlos en un período de pago en particular. De lo contrario, el empleador corre el riesgo de que parezca que su política fue adoptada con el propósito de pagar de menos a sus trabajadores.

Al aplicar estas reglas, los tribunales han aprobado políticas que redondean a la décima de hora más cercana.⁠9

Asimismo, tanto las agencias federales como las estatales sostienen que los empleadores pueden redondear a los cinco minutos, seis minutos o cuarto de hora más cercanos para efectos de calcular el número de horas trabajadas.⁠10

Dos desarrollos han limitado esta regla, y un tercero podría transformarla. Primero, un empleador nunca puede aplicar el redondeo a los registros de entrada y salida que marcan el inicio y el fin de un período de comida. En Donohue v. AMN Services, LLC, la Corte Suprema de California resolvió que el redondeo es incompatible con las leyes sobre períodos de comida, cuyo propósito es prevenir incluso infracciones menores al derecho del empleado a un descanso completo y oportuno de 30 minutos.⁠11 Conforme a esa misma decisión, los registros de tiempo que muestren un período de comida corto, tardío o no tomado crean una presunción refutable de que el empleador debe una hora adicional de pago premium, la cual el empleador debe entonces refutar.⁠12

Segundo, la Corte Suprema de California está reconsiderando actualmente si el redondeo neutral es legal cuando el empleador ya registra cada minuto que trabaja el empleado. Esta pregunta expone una fisura en la regla anterior: See's Candy preguntó si una política de redondeo era neutral para toda la fuerza laboral en su conjunto, pero los casos más recientes preguntan si dejó al empleado individual con un pago insuficiente. En Camp v. Home Depot U.S.A., Inc., el Tribunal de Apelaciones resolvió que cuando un empleador puede y de hecho registra el tiempo de trabajo exacto al minuto, debe pagar por todo ese tiempo y no puede apoyarse en una política de redondeo por cuartos de hora que perjudique a un empleado individual, aunque la política se equilibre en promedio para toda la fuerza laboral.⁠13 El empleado en ese caso perdió aproximadamente 470 minutos, casi un día completo de pago, en alrededor de cuatro años y medio, aunque la misma política pagó de más a algunos de sus compañeros. (Camp, supra, 84 Cal.App.5th 638.) Al menos otro Tribunal de Apelaciones ha coincidido desde entonces con Camp.⁠14

La Corte concedió revisión y el caso permanece pendiente a partir de 2026, por lo que Camp actualmente solo puede citarse por su valor persuasivo.⁠15 Hasta que la Corte resuelva, See's Candy sigue siendo la autoridad apelativa vigente, pero la tendencia es suficientemente clara como para que un empleador capaz de registrar el tiempo exacto asuma un riesgo real al redondear.

Los períodos pequeños de trabajo generalmente deben pagarse en California

Un asunto estrechamente relacionado con las disputas de redondeo involucra la obligación del empleador de registrar y pagar períodos muy pequeños de trabajo más allá del horario programado. Bajo la ley federal de salarios y horas, los empleadores generalmente no tienen que registrar períodos de tiempo insignificantes o sin importancia más allá de las horas de trabajo programadas.⁠16 La Corte Suprema de los Estados Unidos describió estos períodos como "insignificantes" y resolvió:

Cuando el asunto en cuestión concierne solo unos pocos segundos o minutos de trabajo más allá de las horas de trabajo programadas, tales nimiedades pueden ignorarse.

Un tribunal federal, por ejemplo, resolvió que un empleado no podía recuperar el pago por los 7 u 8 minutos que pasaba cada día leyendo un libro de registro e intercambiando información con sus compañeros, describiendo ese trabajo como de minimis. Aun así, la ley federal exige que los empleadores paguen por pequeñas cantidades de tiempo diario a menos que sea tan mínimo que no pueda, desde el punto de vista administrativo, registrarse para la nómina, y los tribunales han sugerido que los empleadores que usan relojes de registro automatizados que pueden capturar fácilmente el tiempo no pueden invocar esta regla para pagar de menos a sus trabajadores.⁠17

Los tribunales federales evalúan tres factores para decidir si el tiempo puede ignorarse como de minimis:

• La dificultad administrativa de registrar el tiempo adicional;
• La cantidad total de tiempo compensable; y
• La regularidad del trabajo adicional.⁠18

Sin embargo, la ley de California es más estricta. En Troester v. Starbucks Corp., la Corte Suprema de California resolvió que los estatutos salariales y las órdenes salariales de California no han adoptado la doctrina federal de minimis, y que un empleador no podía usarla para evitar pagarle a un empleado que trabajó varios minutos fuera del reloj al final de cada turno.⁠19 La Corte razonó que la ley de California exige que se pague a los empleados por todas las horas trabajadas, y que la tecnología moderna de registro de tiempo ha socavado la justificación práctica para ignorar pequeñas cantidades de tiempo.⁠20

La Corte dejó abierta únicamente una pregunta estrecha: si existen circunstancias en las que el tiempo compensable es tan mínimo o irregular que sería irrazonable esperar que se registre en absoluto.⁠21 Fuera de esa situación estrecha, los empleadores de California deben pagar por el tiempo.

La jurisprudencia anterior de California es coherente con este principio. California reconoce un principio jurídico general según el cual la ley no toma en cuenta las minucias,⁠22 pero Troester dejó en claro que este principio no exime al empleador de pagar por períodos de trabajo que ocurren de manera regular.

La División de Aplicación de Normas Laborales de California (DLSE) había sugerido en su manual de aplicación que California sigue el enfoque federal respecto a los períodos de trabajo breves,⁠23 pero ese manual no es vinculante para los tribunales, y Troester rechazó la doctrina federal que había tomado prestada.⁠24

Incluso antes de Troester, los tribunales de California se negaron a tratar como triviales cantidades significativas de tiempo no remunerado. Una decisión publicada determinó que dos a seis horas de horas extra por semana no eran de minimis.⁠25

La conclusión para California es clara. El Labor Code exige a los empleadores pagar todos los salarios devengados por sus empleados y llevar registros precisos de todas las horas trabajadas.⁠26 Después de Troester, el empleador que no paga por períodos breves pero recurrentes de trabajo, especialmente cuando su sistema de registro de tiempo puede capturar ese tiempo, lo hace bajo su propio riesgo.

Los "períodos de gracia" están permitidos, pero solo si no se realiza ningún trabajo

Algunos empleadores adoptan una política de "período de gracia" (grace period), que es similar a una práctica de redondeo. Una política de período de gracia permite a los empleados registrar su entrada antes de tiempo o su salida después de tiempo, pero el empleador asume que no se realiza ningún trabajo durante esos momentos y, en cambio, paga al empleado conforme a su turno programado.⁠27

Los empleadores pueden adoptar una política de período de gracia para permitir que los trabajadores que usan relojes de tiempo automatizados registren su entrada al llegar, sin tener que preocuparse por olvidar registrarla cuando realmente comienzan a trabajar. Los empleados quedan entonces en libertad de hacer lo que deseen hasta que comience su turno.

Las políticas de período de gracia están permitidas en California,⁠28 pero solo si se cumplen algunos requisitos:

• El empleado no realiza ningún trabajo efectivo durante el período de gracia;
• Al empleado no se le permite trabajar durante el período de gracia; y
• El empleado no está sujeto al control del empleador durante el período de gracia.⁠29

Un empleado está sujeto al control de su empleador si se le impide utilizar el período de gracia de manera efectiva para sus propios fines.⁠30

Los tribunales permiten los períodos de gracia cuando se exige a los empleados cumplir con la política de la empresa que les prohíbe trabajar durante dicho período. En esos casos, si un empleado registra su entrada en el sistema durante el período de gracia, se presume que no está trabajando durante ese tiempo.⁠31

Sin embargo, si el empleado trabaja durante el período de gracia o el empleador ejerce cualquier grado de control sobre la conducta del empleado, el período de gracia no aplica y el empleador debe pagar al empleado por ese tiempo.

Cómo actuar ante una violación de las leyes de redondeo de California

El primer paso suele ser reunir la evidencia. Un empleado que sospecha un problema de redondeo puede solicitar una copia de sus registros de pago, los cuales el empleador debe proporcionar dentro de 21 días, y comparar las horas que aparecen como pagadas con los horarios en que realmente registró su entrada y salida a lo largo de varios períodos de pago.⁠32 Un patrón en el que el redondeo casi siempre favorece al empleador es la señal más clara de una política ilegal.

Los empleados que han recibido un pago insuficiente generalmente tienen al menos tres opciones. Pueden:

• Resolver la disputa de manera informal con el empleador,
• Presentar una demanda ante un tribunal, o
• Presentar un reclamo por salarios no pagados y penalidades ante una agencia gubernamental.⁠33

El período que abarca un reclamo y su valor dependen de la teoría aplicable. Los salarios no pagados por redondeo generalmente pueden recuperarse por tres años,⁠34 y hasta cuatro años mediante un reclamo por competencia desleal.⁠35 Dado que el redondeo también produce registros inexactos, la misma conducta puede dar lugar a penalidades adicionales: un estado de salario que subestima las horas trabajadas puede acarrear penalidades cuando la violación fue a sabiendas e intencional,⁠36 y un empleado que ya dejó el trabajo puede tener derecho a penalidades por tiempo de espera de hasta 30 días de salario por un cheque final de pago que fue insuficiente.⁠37 Un empleado que tiene éxito en un reclamo de salario mínimo u horas extra también tiene derecho a recuperar honorarios razonables de abogado y costos.⁠38

Los empleados tienen derecho a contratar a un abogado laboral para que los asista o asesore en cualquiera de estas opciones. Con frecuencia es una buena idea hacerlo, en lugar de intentar manejarlo solos.

Los empleados que decidan buscar un remedio por salarios no pagados deberán decidir si solicitar amparo bajo la ley federal o estatal. Tanto la ley federal como la estatal permiten que un empleado recupere las horas extra no pagadas que ganó.

Si es mejor buscar un remedio estatal o federal, y si tiene sentido presentar un reclamo administrativo o una demanda, dependerá de los hechos del caso.

Para obtener más información sobre el proceso para presentar un reclamo por horas trabajadas no pagadas, visite Cómo presentar un reclamo de salario y horas en California: La guía definitiva.