カリフォルニア州職場における合理的配慮（Reasonable Accommodation）法

カリフォルニア州のほとんどの事業者は、障害（disability）のある従業員に対して合理的配慮（reasonable accommodation）を提供する義務を負っています。ただし、そうすることが雇用主に過度の負担（undue hardship）をもたらす場合は除きます。⁠1

合理的配慮とは、従業員がその職位の本質的職務機能（essential functions）を遂行できるよう支援するために、職務内容や職場環境に加える変更のことです。⁠2 配慮の一般的な例としては、次のものが挙げられます。

• 障害のある方がアクセスしやすいよう、従業員の作業スペースを整備すること。⁠3
• 従業員が医療専門家を受診するための休暇を認めること。⁠4
• 従業員が在宅勤務を行うことを認めること。⁠5
• 従業員の職位における職務を完了しなければならない時間帯を変更すること。⁠6
• 従業員が補助動物（assistive animal）を職場に連れてくることを認めること。⁠7

もちろん、従業員が権利を有する配慮の種類は他にも多数あり、その一部は以下の記事に列挙されています。最も適切な配慮の種類は、従業員の具体的な状況によって異なります。

特筆すべき点として、この法律は現在の従業員と求職者の双方を保護しています。⁠8 また、カリフォルニア州の雇用主が障害または医療上の状態（medical condition）を理由に従業員や求職者を差別することも禁止しています。⁠9

これらのルールには重要な留保事項があり、本記事では以下でより詳しく説明します。

雇用主の配慮提供義務

カリフォルニア州法⁠10 に基づく合理的配慮の要件は、5名以上の従業員を雇用する雇用主に適用されます。⁠11

一般原則として、従業員の障害を知っている雇用主は、その障害に対して合理的配慮を行う積極的義務（affirmative duty）を負います。⁠12 すなわち、雇用主は適切な配慮を見極め、障害のある従業員を職場に統合するために合理的な努力をしなければなりません。

また、法律は雇用主に対し、障害のある従業員と可能な合理的配慮について、インタラクティブ・プロセス（interactive process）と呼ばれる協議を行い、それに参加することを義務付けています。⁠13

この義務は、従業員が配慮を申請していない場合でも生じることがあります（たとえば、雇用主が第三者を通じて、または観察によって配慮の必要性を認識した場合など）。⁠14 そのため、これらのルールは雇用主に重い責任を課しています。

要するに、雇用主は次の条件を満たす場合に従業員の障害に対して配慮を行わなければなりません。

• 雇用主が障害を知っていること、
• 配慮が合理的であること、および
• 配慮によって従業員が本質的職務機能を遂行できるようになること。

これらの概念の多くには特定の法的意味があります。そのため、以下でさらに詳しく説明します。

雇用主が障害を知った後、何が求められますか？

雇用主はさまざまな方法で従業員の障害を知ることがあります。健康状態が外見上明らかな場合もあれば、従業員が雇用主に伝える場合もあります。

法律によって保護される障害が確認された場合、雇用主はその配慮が過度の負担に当たらない限り、合理的配慮を提供する義務を負います。⁠15

雇用主が障害を知っている場合、適切な配慮を決定するために従業員と「インタラクティブ・プロセス」に入らなければなりません。⁠16 カリフォルニア州法が求めるインタラクティブ・プロセスとは、従業員（またはその代理人）との非公式な協議であり、雇用主が従業員を効果的に職務遂行できるようにする合理的配慮を特定しようとするものです。⁠17

インタラクティブ・プロセスでは、雇用主は従業員と協議することによって適切な配慮を見極めるための合理的な努力をすることが求められます。また、雇用主は従業員の希望を考慮しなければなりません。⁠18

障害のある従業員が申請した場合、雇用主はその申請に対して誠実かつ適時に対応しなければなりません。⁠19

インタラクティブ・プロセスの第一段階は、その職位の本質的職務機能を特定することです。

どの職務機能が本質的とみなされますか？

従業員は、配慮を受けた上で本質的職務機能を遂行できなければなりません。雇用主は、合理的配慮を提供した後もなお本質的職務機能を遂行できない障害のある従業員を採用しない（または解雇する）ことが認められています。⁠20

裁判所は、ある職務機能が本質的かどうかを判断するにあたり、次のような複数の要素を考慮します。

• その職務が存在する理由が、当該機能を遂行するためであるかどうか。
• 使用者が、当該機能を割り当てられる従業員の数が限られているかどうか。
• 当該機能が高度に専門的なものであるかどうか。⁠21

従業員または使用者は、職務上の機能が不可欠なものであるかどうかを、証拠によって示すことができます。その例として、以下のものが挙げられます。

• 正確かつ最新の書面による職務記述書、
• 業務においてその機能を遂行するために費やされる時間、
• その職務を遂行しないことによる正当なビジネス上の影響、
• その職務における過去の従業員の業務経験、
• 類似する職務に就く現在の従業員の業務経験、および
• 過去の業績評価における当該職務機能の遂行の重要性への言及。⁠22

配慮（accommodation）が合理的とされるのはどのような場合ですか？

配慮が合理的とされるのは、障害のある従業員が職務の不可欠な機能を遂行できるよう調整が行われる場合です。⁠23 ただし、使用者が、当該配慮の提供が事業運営に過度の負担（undue hardship）をもたらすことを立証できる場合はこの限りではありません。⁠24

配慮が過度の負担（undue hardship）をもたらすのは、それが著しい困難または費用を要する場合です。⁠25 裁判所は、過度の負担が存在するかどうかを判断するにあたり、以下の要素を用います。

• 税額控除、所得控除、および外部資金の利用可能性を考慮した上での、配慮の性質および費用；
• 配慮を提供する施設の総合的な財務状況（他の従業員が職務を遂行する能力への影響、および施設が事業を運営する能力への影響を含む）；
• 従業員数に関する事業全体の規模、ならびに配慮を提供する施設の数、種類、および所在地；
• 労働力の構成、組織構造、および機能を含む、事業の種類および運営形態；ならびに
• 施設の地理的な分離状況、ならびに管理上または財政上の関係。⁠26

配慮が使用者の事業運営に過度の負担をもたらす場合、使用者は従業員からの合理的配慮の申請を法的に拒否することができます。

要するに、特定のケースにおいて配慮が合理的かどうかは、配慮の費用や使用者の支払能力を含む具体的な状況の分析を伴います。

カリフォルニア州法における「障害（Disability）」の定義

使用者は、すべての医療上の状態に対して配慮を提供する義務を負うわけではありません。カリフォルニア州の合理的配慮法の保護を受けるためには、その状態が障害として認定される必要があります。幸いなことに、「障害」の定義は幅広い状態を持つ方々を対象としています。

ある状態が主要な生活活動（major life activity）を制限する場合、それは障害（disability）に該当し得ます。⁠27 ある状態が主要な生活活動を制限するとは、その活動の達成を困難にすることをいいます。⁠28 断続的に生じる状態や寛解中の状態も、活動期において主要な生活活動を制限するものであれば、障害として認定される場合があります。⁠29

裁判所は「主要な生活活動」という表現を広く解釈します。⁠30 主要な生活活動（major life activities）には、社会的活動、基本的な生活機能（歩行、食事、睡眠など）、就労、身体的活動、および精神的活動が含まれます。⁠31

配慮を必要とする障害は、一般的に身体的障害（physical disability）と精神的障害（mental disability）の2つの主要なカテゴリーに分類されます。⁠32

身体的障害（Physical Disabilities）

身体的障害はおそらく最も一般的な種類の状態です。従業員が以下に該当する場合、身体的障害（physical disability）があるとみなされます。

• 身体の主要な系統の一つ以上に影響を与える身体的状態、外見上の損傷、または解剖学的欠損がある場合。⁠33
• 特別支援教育または関連サービスを必要とする健康上の障害がある場合；
• 疾病、障害、状態、外見上の損傷、解剖学的欠損、または健康上の障害の記録または病歴がある場合；または
• 使用者が、その労働者に身体的障害または医療上の状態があるまたはあったと誤って信じている場合。⁠34

ある人に身体的障害があるかどうかを判断する際、使用者は通常、従業員が障害に対応するために使用している薬物療法や補助器具（車椅子や補聴器など）を考慮に入れることはできません。ただし、これらの器具が主要な生活活動を制限する場合には、考慮に入れるべきです。⁠35

精神的または心理的障害（Mental or Psychological Disabilities）

精神的または心理的障害には、以下のものが含まれますが、これらに限定されません。

• 知的障害；
• 情緒的または精神的疾患；および
• 主要な生活活動を制限する特定の学習障害。⁠36

この定義のもとでは、精神的または心理的障害には、うつ病、注意欠陥障害、双極性障害、不安障害などが含まれる場合があります。⁠37

医療上の状態（Medical Conditions）

カリフォルニア州法はまた、医療上の状態（medical condition）を持つ従業員を別途保護しています。医療上の状態とは、がんの診断、記録、または病歴に関連するまたは付随する健康上の障害、あるいは疾病もしくは障害を引き起こすことが知られているまたはそのリスクの増加と関連しているが、現時点では症状を引き起こしていない遺伝的特性のいずれかをいいます。⁠38

規則は医療上の状態を障害の一形態として扱っているため、本記事で説明する配慮に関するルールが適用されます。インタラクティブ・プロセス（interactive process）の要件も、既知の医療上の状態を持つ従業員に対して明示的に適用されます。⁠39

対象外の状態

身体的・精神的障害（disability）には、以下は含まれないことに注意が必要です。

• 性的行動障害；
• 強迫的ギャンブル依存、窃盗癖（クレプトマニア）、放火癖（パイロマニア）；または
• 違法薬物の現在の使用に起因する精神活性物質使用障害。⁠40

これらの除外は、現在の薬物使用に適用されます。過去の薬物依存はそれ自体が一般的に障害とみなされるため、かつて依存していたが現在は違法薬物を使用していない従業員は、差別から引き続き保護されます。⁠41

また、カリフォルニア州の雇用主は、従業員が医師の勧めに基づいて医療目的でマリファナを使用する場合であっても、その使用に対して配慮（accommodation）を提供する義務はありません。⁠42

ただし、2024年1月1日以降、ほとんどの雇用主にとって、就業時間外かつ職場外でのカンナビス使用を理由に、または非精神活性カンナビス代謝物のみを検出する薬物検査の結果に基づいて、労働者に不利益を与えることは違法となっています。⁠43 また、雇用主は原則として、求職者に対してカンナビスの過去の使用歴を尋ねることもできません。⁠44

これらの保護は、建設・建築業界の従業員や、連邦政府の身元調査またはセキュリティクリアランスを必要とするポジションには適用されず、また薬物検査を義務付ける州法または連邦法に優先するものでもありません。⁠45 さらに、就業中にカンナビスを使用・所持すること、または就業中にカンナビスの影響下にあることも保護されません。⁠46

最後に、妊娠、出産、およびそれに関連する医療上の状態は、独自のルールによって保護されており、合理的配慮（reasonable accommodation）を受ける権利と、最長4か月の妊娠障害休暇（pregnancy disability leave）が含まれます。⁠47 関連ガイドカリフォルニア州の妊娠障害休暇カリフォルニア州法における妊娠に関する配慮、配置転換、および休暇の仕組み。

合理的配慮の具体例

配慮が合理的かどうかは、当該ポジションの具体的なニーズを考慮しながら、ケースバイケースで判断されます。⁠48 考えられる配慮の例としては、以下のものが挙げられます。

• 医師やセラピストの診察のために従業員が仕事を休むことを認めること；⁠49
• 体調の良い日は長く働き、必要な日は短く働けるよう、従業員に柔軟な勤務スケジュールを認めること；⁠50
• 非本質的な職務を除外するために職務内容を再構成すること；⁠51
• 車椅子対応の職場環境、手話通訳者、または点字資料を提供すること；⁠52
• 従業員の障害に対応するために機器を購入または改造すること；⁠53
• 障害のある人が施設に容易にアクセスし利用できるようにすること（例：アクセス可能な休憩室、トイレ、研修室、または専用駐車スペースの提供）；⁠54
• 空きポジションへの配置転換；⁠55
• 求職者または従業員が補助動物を職場に連れてくることを認めること；⁠56
• 試験、研修資料、または方針を調整または変更すること。⁠57

配慮としての医療休暇

従業員が現時点で職務の本質的な機能を遂行できない場合、または治療や回復のために休職が必要な場合、休職（leave of absence）それ自体が合理的配慮となり得ます。これは、休職中に従業員のポジションを確保しておくこと、またはCFRA、FMLA、その他の休暇法、もしくは雇用主独自の休暇制度によって定められた休暇を延長することを意味する場合があります。⁠58

ただし、限界もあります。休職は、従業員が休職終了後に職場復帰できる見込みがあるものでなければならず、かつ雇用主に過度の負担（undue hardship）をもたらすものであってはなりません。また、雇用主は合理的配慮として無期限の休職を提供する義務はありません。⁠59

逆もまた然りです。従業員が別の合理的配慮によって就業を継続できる場合、雇用主は従業員に代わりに休職を取るよう強制することはできません。⁠60

従業員が病気、負傷、または休職から復帰する際、雇用主は従業員の職務遂行能力を個別に評価しなければなりません。復職前に従業員が「100パーセント回復」または「完全に回復」していることを一律に求める方針は違法です。⁠61

また、障害が解消された後であっても、医療提供者によるフォローアップや経過観察の予約に出席するためのスケジュール変更など、その後遺症に対する配慮を従業員が受ける権利を引き続き有する場合があります。⁠62

空きポジションへの配置転換

いかなる配慮によっても従業員が現在の職務を継続できない場合があります。配慮を行っても従業員が現在のポジションの本質的な機能を遂行できない場合、またはそのポジションでの配慮が過度の負担をもたらす場合、雇用主はインタラクティブ・プロセス（interactive process）を通じて適切な空きポジションを特定し、従業員が資格を有するポジションを提示しなければなりません。また、雇用主と従業員が合意した場合にも、配置転換は選択肢となります。⁠63

配置転換の仕組みを規定するいくつかのルールがあります。

• 従業員は、他の応募者や既存の従業員よりも空きポジションへの優先的な考慮を受ける権利がありますが、雇用主は通常、正当な先任権制度（bona fide seniority system）を覆す必要はありません。⁠64
• 従業員が資格を有する同等の空きポジションがない場合、雇用主は従業員をより低い等級またはより低い賃金のポジションに配置転換することができます。⁠65
• 雇用主は、障害のない従業員のために新しいポジションを創設しないのと同様に、当該従業員のために新しいポジションを創設する義務はありません。⁠66
• 一時的なポジションへの配置転換それ自体は合理的配慮にはなりませんが、雇用主はインタラクティブ・プロセスの中で一時的な配置を提案することができ、従業員はそれを受け入れるか拒否するかを選択できます。⁠67

合理的配慮（Reasonable Accommodation）の申請

場合によっては、従業員が配慮を申請していなくても、雇用主は法律上、障害のある従業員に対して自発的に合理的配慮を提供する義務があります。⁠68 ただし、多くの場合、従業員自身が合理的配慮を申請することによってプロセスを開始する責任を負います。⁠69

配慮が必要な従業員は、次の内容を含む書面による通知を雇用主に提出することが多くの場合望ましいとされています。

• 自分に障害があることを雇用主に伝える、
• その障害が職務にどのような支障をきたしているかを説明する、そして
• 職務の本質的な機能を遂行するためにどのような配慮が必要かを説明する。

申請は口頭でも行えますが、ほぼ常に書面で申請し、記録として通知書のコピーを手元に保管しておくことが望ましいです。

雇用主はどのような書類を求めることができますか？

従業員が車椅子を使用している場合、配慮の必要性は明らかです。⁠70 しかし、障害が明らかでない場合、雇用主は従業員に対して合理的な医療上の裏付け書類を求めることができます。⁠71

従業員は、配慮を受けるために満たされなければならない制限事項のリストを雇用主に提供できなければなりません。⁠72 ただし、この書類の要求は、雇用主が従業員の医療記録全体を求める権利を与えるものではありません。⁠73

申請前に考慮すべき事項

• 従業員はまず、自分の障害について医師と十分に話し合い、医学的な制限事項が何であるか、また職場においてそれがどのような意味を持つかを理解しておく必要があります。
• 通常は従業員と雇用主が直接やり取りしますが、特殊な状況によっては、雇用主が第三者を通じてやり取りすることが正当化される場合もあります。⁠74
• 従業員ハンドブックを設けている雇用主もいます。ハンドブックが存在する場合、従業員はその内容を確認し、合理的配慮を申請する際のガイドラインに従う必要があります。
• 雇用主は申請された配慮をそのまま提供する義務はありませんが、何が有効で何が合理的かについて従業員と実質的な話し合いを行わなければなりません。⁠75
• 雇用主は、それが適切であり従業員のニーズを満たす限り、より費用のかからない代替手段を選択することができます。⁠76
• 雇用主は従業員に配慮の受け入れを強制することはできず、また従業員が配慮を断ったことを理由に報復することもできません。ただし、雇用主は、配慮を断ることで職務の本質的な機能を遂行できなくなる可能性があることを従業員に警告することはできます。⁠77
• 従業員は、職務のすべての本質的な機能の遂行を可能にする合理的配慮を見つけるために、誠実かつ精力的に取り組む必要があります。⁠78

雇用主は障害を開示することができません

従業員は障害に関する書類の提出を求められる場合がありますが、それでもプライバシーの権利を有しています。

従業員が自分の状態を非公開にすることを選択した場合、従業員の障害について知ることができるのは、従業員の業務上の制限を満たすためにその情報を必要とする管理職または監督者、あるいはその状態が緊急治療を必要とする可能性がある場合の救急・安全担当者に限られます。⁠79 また、雇用主の法令遵守状況を調査する政府当局者が関連情報を要請した場合には、その情報を提供することもできます。⁠80

それ以外の従業員の医療情報の開示はすべて違法です。インタラクティブ・プロセス（interactive process）の一環として取得した医療情報および記録は、従業員の人事ファイルとは別に保管し、機密として管理しなければなりません。⁠81

さらに、雇用主またはその他の者が、従業員の医療上の状態、身体的障害、または精神的障害を理由に従業員をハラスメントすることは違法です。雇用主はまた、ハラスメントの発生を防止するために合理的な努力を払わなければならず、これを怠った場合には金銭的損害賠償の責任を負う可能性があります。⁠82

報復は禁止されています

従業員は、障害を開示して合理的配慮を申請することの影響を心配することがよくあります。しかし、カリフォルニア州法および連邦雇用法のいずれも、障害に対する配慮を申請した個人を保護していることを理解することが重要です。

報復（retaliation）は厳しく禁止されています。⁠83 従業員が申請した配慮が最終的に拒否された場合であっても、雇用主は配慮を申請したことを理由に従業員に対して報復または差別を行うことはできません。⁠84

従業員を不当に解雇したり、不利益な措置を取った雇用主は、それによって生じた経済的または精神的損害について責任を負う可能性があります。⁠85

違法な報復および差別（discrimination）の一般的な例としては、不当解雇（wrongful termination）、労働時間の削減、不当な低評価の業績査定、またはその他の辞職強要の試みが挙げられます。

違反への対処方法

従業員（または求職者）が、障害を理由に差別を受けたり合理的配慮を拒否されたと考える場合、いくつかの選択肢があります。

• 自分の具体的な状況に最適なアプローチを判断するために、弁護士への相談を検討する。
• 直属の上司または上位の管理職と非公式に問題の解決を試みる。
• 雇用主の人事担当者または配慮問題の責任者に連絡する。
• 州の公民権機関に雇用主に対する正式な申し立てを行う。それでも解決しない場合は、裁判所に訴訟を提起する。

カリフォルニア州でこれらの申し立てを担当する機関は、かつてDepartment of Fair Employment and Housing（DFEH）として知られていた公民権局（Civil Rights Department、CRD）です。⁠86 申し立ては、CRDのCalifornia Civil Rights System（CCRS）を通じてオンラインで、または郵便、メール、電話で行うことができます。⁠87

従業員または求職者にとって、申し立て（complaint）を行うための厳格な期限があることを念頭に置くことが重要です。ほとんどの場合、被害を受けた日から3年以内に申し立てを行わなければなりません。⁠88

調査を経ずに直接裁判所に訴えたい従業員は、CRDに対して調査の代わりに即時の提訴権通知（right-to-sue notice）を求めることができます。⁠89 CRDが提訴権通知を発行した後、従業員はその通知の日付から1年以内に訴訟を提起しなければなりません。⁠90

違反を証明した従業員は、失われた賃金や自己負担費用などの経済的損失に対する補償、および精神的苦痛に対する補償を回復することができ、裁判所は復職などの救済措置を命じることができます。また、裁判所は勝訴した従業員に対して弁護士費用および訴訟費用を認める場合があります。⁠91 一方、敗訴した従業員は、訴訟が根拠のないもの（frivolous）でない限り、通常は使用者の費用を負担する必要はありません。⁠92

もちろん、合理的配慮の提供義務違反（failure-to-accommodate）をめぐる紛争を解決するための最善の方法は、従業員の具体的な状況によって異なります。どのように進めるかを決める前に、弁護士の意見を聞くことをお勧めします。