Leyes de Ajustes Razonables en el Lugar de Trabajo en California

La mayoría de las empresas en California tienen la obligación de proporcionar ajustes razonables (reasonable accommodations) a sus empleados con discapacidades conocidas, a menos que hacerlo represente una dificultad excesiva (undue hardship) para el empleador.⁠1

Un ajuste razonable es un cambio en las funciones laborales o en el entorno de trabajo de un empleado que puede ayudarle a desempeñar las funciones esenciales del puesto.⁠2 Algunos ejemplos comunes de ajustes incluyen:

• Reorganizar el espacio de trabajo del empleado para hacerlo accesible para personas con discapacidades.⁠3
• Permitir que el empleado tome tiempo libre para consultar a un profesional de la salud.⁠4
• Permitir que el empleado trabaje desde casa.⁠5
• Modificar el horario en que deben completarse las funciones del puesto del empleado.⁠6
• Permitir que el empleado lleve un animal de asistencia al lugar de trabajo.⁠7

Por supuesto, existen muchos otros tipos de ajustes a los que un empleado puede tener derecho, varios de los cuales se mencionan en el artículo a continuación. El tipo de ajuste más adecuado dependerá de la situación específica del empleado.

Es importante destacar que la ley protege tanto a los empleados como a los solicitantes de empleo.⁠8 También prohíbe a los empleadores de California discriminar a empleados o solicitantes por motivo de una discapacidad o condición médica.⁠9

Estas reglas tienen excepciones importantes, las cuales este artículo explica con mayor detalle a continuación.

La obligación del empleador de realizar ajustes

Los requisitos de ajustes razonables bajo la ley de California⁠10 aplican a empleadores con cinco o más empleados.⁠11

La regla general es que los empleadores que conocen la discapacidad de un empleado tienen la obligación afirmativa de realizar ajustes razonables para dicha discapacidad.⁠12 En otras palabras, los empleadores deben hacer esfuerzos razonables para determinar el ajuste adecuado e integrar a un empleado con discapacidades.

La ley también exige que los empleadores se comuniquen y participen en lo que se denomina un proceso interactivo (interactive process) con sus empleados con discapacidades para analizar posibles ajustes razonables.⁠13

Esta obligación puede surgir incluso si el empleado no ha solicitado ningún ajuste (por ejemplo, si el empleador toma conocimiento de la necesidad de un ajuste a través de otra persona o por observación directa).⁠14 Por ello, estas reglas imponen una carga importante sobre los empleadores.

En esencia, los empleadores deben realizar ajustes para la discapacidad de su empleado si:

• El empleador conoce la discapacidad,
• El ajuste es razonable, y
• El ajuste permitirá al empleado desempeñar sus funciones laborales esenciales.

Muchos de estos conceptos tienen significados jurídicos específicos, por lo que los explicaremos con mayor detalle a continuación.

¿Qué se requiere una vez que el empleador conoce la discapacidad?

Un empleador puede tomar conocimiento de la discapacidad de un empleado de muchas maneras distintas. La condición de salud puede ser visible o el empleado puede informársela al empleador.

Una vez que se establece una discapacidad protegida por la ley, el empleador está obligado a proporcionar un ajuste razonable, a menos que dicho ajuste represente una dificultad excesiva.⁠15

Cuando el empleador conoce la discapacidad, debe iniciar un "proceso interactivo" con el empleado para determinar un ajuste adecuado.⁠16 El proceso interactivo que exige la ley de California es un proceso informal con el empleado (o su representante), en el que el empleador intenta identificar un ajuste razonable que permita al empleado desempeñar el trabajo de manera efectiva.⁠17

El proceso interactivo exige que los empleadores hagan esfuerzos razonables para determinar el ajuste adecuado consultando con el empleado. Los empleadores también deben tomar en cuenta la preferencia del empleado.⁠18

Cuando un empleado con discapacidad lo solicita, el empleador debe responder de buena fe y de manera oportuna a la solicitud.⁠19

El primer paso del proceso interactivo es determinar las funciones esenciales del puesto.

¿Qué funciones laborales se consideran esenciales?

Los empleados deben poder desempeñar sus funciones laborales esenciales con el ajuste proporcionado. Un empleador tiene permitido negarse a contratar (o despedir) a un empleado con una discapacidad si, después de recibir un ajuste razonable, aún es incapaz de desempeñar las funciones esenciales del puesto.⁠20

Un tribunal analizará varios factores para determinar si una función laboral es esencial, entre ellos:

• Si la razón por la que existe el puesto es para desempeñar esa función.
• Si el empleador cuenta con un número limitado de empleados entre quienes pueda distribuir esa función.
• Si esa función es altamente especializada.⁠21

Un empleado o un empleador puede demostrar si una función laboral es esencial mediante evidencia, cuyos ejemplos incluyen lo siguiente:

• Una descripción de puesto escrita, precisa y actualizada,
• La cantidad de tiempo que se dedica en el trabajo a desempeñar la función,
• Las consecuencias legítimas para el negocio de no desempeñar el trabajo,
• La experiencia laboral de empleados anteriores en el puesto,
• La experiencia laboral actual de empleados en puestos similares, y
• Referencias a la importancia del desempeño de la función laboral en evaluaciones de desempeño anteriores.⁠22

¿Cuándo es razonable un ajuste?

Un ajuste es razonable cuando se realizan modificaciones para que los empleados con discapacidades puedan desempeñar las funciones esenciales de su trabajo,⁠23 a menos que el empleador pueda demostrar que otorgar el ajuste representa una dificultad excesiva (undue hardship) para la operación del negocio.⁠24

Un ajuste impone una dificultad excesiva si requeriría una dificultad o un gasto significativo.⁠25 Los tribunales utilizarán los siguientes factores para determinar si existe una dificultad excesiva:

• La naturaleza y el costo del ajuste, tomando en consideración la disponibilidad de créditos fiscales, deducciones y financiamiento externo;
• Los recursos financieros generales de la instalación que proporciona el ajuste, incluido el impacto en la capacidad de otros empleados para desempeñar sus funciones y la capacidad de la instalación para llevar a cabo sus operaciones;
• El tamaño general del negocio con respecto al número de empleados, y el número, tipo y ubicación de la instalación que proporciona el ajuste;
• El tipo de operaciones, incluida la composición, estructura y funciones de su fuerza laboral; y
• La separación geográfica y la relación administrativa o fiscal de la instalación.⁠26

Si el ajuste representara una dificultad excesiva para la operación del negocio del empleador, este puede legalmente negarse a atender una solicitud de ajuste razonable de un empleado.

En esencia, determinar si un ajuste es razonable en un caso particular implica analizar las circunstancias específicas, incluido el costo del ajuste y la capacidad del empleador para pagarlo.

La definición de "discapacidad" según la ley de California

Los empleadores no están obligados a realizar ajustes para toda condición médica. Para recibir la protección de las leyes de ajustes razonables de California, la condición debe calificar como una discapacidad. Afortunadamente, la definición de "discapacidad" abarca a personas con una amplia variedad de condiciones.

Una condición puede ser una discapacidad si limita una actividad importante de la vida.⁠27 Una condición limita una actividad importante de la vida si hace que lograr esa actividad sea difícil.⁠28 Una condición que es episódica o que se encuentra en remisión también puede calificar como discapacidad si limitaría una actividad importante de la vida cuando está activa.⁠29

Los tribunales interpretarán la frase "actividad importante de la vida" de manera amplia.⁠30 Las actividades importantes de la vida incluyen actividades sociales, funciones básicas de la vida (caminar, comer, dormir, etc.), trabajar, actividades físicas y actividades mentales.⁠31

Las discapacidades que requieren ajustes generalmente se dividen en dos categorías principales: discapacidades físicas y discapacidades mentales.⁠32

Discapacidades físicas

Las discapacidades físicas son quizás el tipo de condición más común. Un empleado tiene una discapacidad física si:

• Tiene cualquier condición corporal, desfiguración cosmética o pérdida anatómica que afecte uno o más de los sistemas principales del cuerpo.⁠33
• Tiene cualquier deterioro de salud que requiera educación especial o servicios relacionados;
• Tiene un registro o historial de una enfermedad, trastorno, condición, desfiguración cosmética, pérdida anatómica o deterioro de salud; o
• Su empleador cree erróneamente que el trabajador tiene o tuvo una discapacidad física o condición médica.⁠34

Al determinar si una persona tiene una discapacidad física, un empleador generalmente no puede tomar en consideración ningún medicamento o dispositivo de asistencia (como sillas de ruedas o audífonos) que un empleado pueda usar para adaptarse a la discapacidad. Sin embargo, si estos dispositivos limitan una actividad importante de la vida, deben tomarse en consideración.⁠35

Discapacidades mentales o psicológicas

Las discapacidades mentales o psicológicas incluyen, entre otras:

• Discapacidades intelectuales;
• Enfermedades emocionales o mentales; y
• Discapacidades específicas de aprendizaje que limitan una actividad importante de la vida.⁠36

Bajo esta definición, las discapacidades mentales o psicológicas pueden incluir depresión, trastorno por déficit de atención, trastorno bipolar y ansiedad, entre otras.⁠37

Condiciones médicas

La ley de California también protege por separado a los empleados con una condición médica. Una condición médica es: un deterioro de salud relacionado con o asociado a un diagnóstico, registro o historial de cáncer; o una característica genética que se sabe que causa, o está asociada con un mayor riesgo de, una enfermedad o trastorno, pero que actualmente no está causando ningún síntoma.⁠38

Los reglamentos tratan una condición médica como una forma de discapacidad, por lo que las reglas sobre ajustes descritas en este artículo aplican. El requisito del proceso interactivo (interactive-process) también se extiende expresamente a los empleados con una condición médica conocida.⁠39

Condiciones No Cubiertas

Es importante señalar que las discapacidades físicas y mentales no incluyen:

• Trastornos de conducta sexual;
• Juego compulsivo, cleptomanía, piromanía; o
• Trastornos por uso de sustancias psicoactivas derivados del consumo actual e ilegal de drogas.⁠40

Estas exclusiones aplican al consumo de drogas actual. La adicción pasada a las drogas es, en términos generales, una discapacidad en sí misma, por lo que los empleados que anteriormente tuvieron una adicción pero que actualmente no consumen drogas ilegales siguen estando protegidos contra la discriminación.⁠41

Los empleadores de California tampoco están obligados a hacer ajustes razonables (reasonable accommodations) para el uso de marihuana, incluso cuando el empleado la usa con fines médicos por recomendación de un médico.⁠42

Sin embargo, desde el 1 de enero de 2024, está prohibido que la mayoría de los empleadores sancionen a un trabajador por consumir cannabis fuera del horario laboral y fuera del lugar de trabajo, o basándose en una prueba de drogas que detecte únicamente metabolitos de cannabis no psicoactivos.⁠43 Asimismo, los empleadores generalmente no pueden preguntarles a los solicitantes de empleo sobre su consumo previo de cannabis.⁠44

Estas protecciones no aplican a los empleados de los oficios de la construcción ni a los puestos que requieren una investigación de antecedentes del gobierno federal o una autorización de seguridad, y no anulan las leyes estatales o federales que exigen pruebas de drogas.⁠45 Tampoco protegen el uso, la posesión o el estado de intoxicación por cannabis durante el trabajo.⁠46

Por último, el embarazo, el parto y las condiciones médicas relacionadas están protegidos por su propio conjunto de normas, que incluyen el derecho a ajustes razonables y hasta cuatro meses de licencia por incapacidad por embarazo.⁠47 Guía relacionadaLicencia por Incapacidad por Embarazo en CaliforniaCómo funcionan los ajustes razonables por embarazo, los traslados y la licencia bajo la ley de California.

Ejemplos de Ajustes Razonables

Si un ajuste es razonable se determina caso por caso, tomando en cuenta las necesidades del puesto en particular.⁠48 Algunos ejemplos de posibles ajustes incluyen los siguientes:

• Permitir que el empleado se ausente del trabajo para asistir a citas con el médico o el terapeuta;⁠49
• Permitir que el empleado tenga un horario de trabajo flexible para que pueda trabajar más horas en los días buenos y menos horas cuando sea necesario;⁠50
• Reestructurar la descripción del puesto para eliminar funciones no esenciales;⁠51
• Proporcionar un lugar de trabajo accesible para sillas de ruedas, un intérprete de lenguaje de señas o materiales en braille;⁠52
• Adquirir o modificar equipos para adaptarse a la discapacidad del empleado;⁠53
• Hacer que las instalaciones sean fácilmente accesibles y utilizables por personas con discapacidad (por ejemplo, proporcionar salas de descanso, baños, salas de capacitación o lugares de estacionamiento reservados accesibles);⁠54
• Reasignación a un puesto vacante;⁠55
• Permitir que los solicitantes o empleados lleven animales de asistencia al lugar de trabajo;⁠56
• Ajustar o modificar exámenes, materiales de capacitación o políticas.⁠57

Licencia Médica como Ajuste Razonable

Cuando un empleado no puede realizar actualmente las funciones esenciales del puesto, o de otro modo necesita ausentarse del trabajo para recibir tratamiento y recuperarse, una licencia de ausencia puede ser en sí misma un ajuste razonable. Esto puede significar mantener el puesto del empleado disponible durante la licencia, o extender una licencia otorgada por la CFRA, la FMLA, otras leyes de licencia, o el propio plan de licencias del empleador.⁠58

Existen límites. La licencia debe tener probabilidades de ser efectiva para permitir que el empleado regrese al trabajo al finalizar, y no debe crear una dificultad excesiva (undue hardship) para el empleador. El empleador tampoco está obligado a otorgar una licencia de ausencia indefinida como ajuste razonable.⁠59

Lo contrario también es cierto: si el empleado puede seguir trabajando con un ajuste razonable diferente, el empleador no puede obligar al empleado a tomar una licencia de ausencia en su lugar.⁠60

Cuando el empleado regresa de una enfermedad, lesión o licencia, el empleador debe evaluar individualmente la capacidad del empleado para realizar el trabajo. Las políticas generales que exigen que el empleado esté "recuperado al 100 por ciento" o "completamente recuperado" antes de regresar al trabajo son ilegales.⁠61

E incluso después de que una discapacidad haya sido resuelta, el empleado puede tener derecho a ajustes por sus efectos residuales, como un cambio de horario para asistir a citas de seguimiento o monitoreo con un proveedor de atención médica.⁠62

Reasignación a un Puesto Vacante

En ocasiones, ningún ajuste permitirá que el empleado continúe desempeñando su trabajo actual. Si el empleado ya no puede realizar las funciones esenciales de su propio puesto incluso con un ajuste, o si hacer ajustes en ese puesto crearía una dificultad excesiva, el empleador debe identificar puestos vacantes adecuados a través del proceso interactivo (interactive process) y ofrecerle al empleado aquellos puestos para los que esté calificado. La reasignación también es una opción si el empleador y el empleado acuerdan que es preferible.⁠63

Algunas reglas determinan cómo funciona la reasignación:

• El empleado tiene derecho a una consideración preferencial para un puesto vacante por encima de otros solicitantes y empleados existentes, aunque el empleador ordinariamente no está obligado a anular un sistema de antigüedad de buena fe.⁠64
• Si no existe un puesto vacante comparable para el que el empleado esté calificado, el empleador puede reasignar al empleado a un puesto de menor categoría o menor remuneración.⁠65
• El empleador no está obligado a crear un nuevo puesto para el empleado, del mismo modo que no lo crearía para un empleado sin discapacidad.⁠66
• La reasignación a un puesto temporal no es en sí misma un ajuste razonable, pero el empleador puede ofrecer, y el empleado puede aceptar o rechazar, una asignación temporal durante el proceso interactivo.⁠67

Cómo solicitar una adaptación razonable (reasonable accommodation)

En algunos casos, los empleadores están legalmente obligados a ofrecer de manera proactiva una adaptación razonable a los empleados con discapacidad, incluso si el empleado no ha hecho ninguna solicitud al respecto.⁠68 Sin embargo, en muchos otros casos es responsabilidad del empleado iniciar el proceso solicitando adaptaciones razonables.⁠69

Si un empleado necesita una adaptación, generalmente es recomendable entregar un aviso por escrito al empleador que haga lo siguiente:

• Informar al empleador que el empleado tiene una discapacidad,
• Explicar cómo la discapacidad interfiere con sus funciones laborales, y
• Explicar qué adaptaciones son necesarias para poder desempeñar las funciones esenciales del puesto.

Aunque la solicitud puede hacerse de forma verbal, casi siempre es mejor presentarla por escrito y conservar una copia del aviso para tener un registro de ella.

¿Qué documentación puede solicitar un empleador?

Si un empleado usa silla de ruedas, la necesidad de una adaptación es evidente.⁠70 Pero si la discapacidad no es evidente, el empleador puede pedirle al empleado documentación médica de respaldo razonable.⁠71

El empleado debe poder proporcionarle al empleador una lista de las restricciones que deben cumplirse para adaptarse a sus necesidades.⁠72 Sin embargo, esta solicitud de documentación no le da derecho al empleador a obtener el expediente médico completo del empleado.⁠73

Aspectos a considerar antes de hacer una solicitud

• Los empleados deben primero hablar detalladamente con su médico sobre su discapacidad para entender cuáles son sus limitaciones médicas y qué implicaciones tienen en el lugar de trabajo.
• Aunque es habitual que el empleado y el empleador se comuniquen directamente entre sí, ciertas circunstancias inusuales pueden justificar que se le exija al empleador comunicarse a través de un tercero.⁠74
• Algunos empleadores cuentan con un manual del empleado. Si existe uno, los empleados deben revisarlo y seguir las pautas que contenga para solicitar una adaptación razonable.
• El empleador no está obligado a proporcionar exactamente la adaptación solicitada, pero debe sostener conversaciones significativas con el empleado sobre qué funcionará y qué es razonable.⁠75
• El empleador puede seleccionar una alternativa menos costosa siempre que sea apropiada y satisfaga las necesidades del empleado.⁠76
• El empleador no puede obligar al empleado a aceptar una adaptación, ni puede tomar represalias contra el empleado por rechazarla. Sin embargo, el empleador sí puede advertirle al empleado que rechazar una adaptación podría dejarlo sin la capacidad de desempeñar las funciones esenciales del puesto.⁠77
• Los empleados deben trabajar con diligencia y de buena fe para encontrar una adaptación razonable que les permita desempeñar todas las funciones esenciales del puesto.⁠78

Los empleadores no pueden divulgar la discapacidad

Aunque es posible que se le exija al empleado proporcionar documentación sobre su discapacidad, aún tiene derecho a la privacidad.

Si el empleado decide mantener su condición en privado, las únicas personas que deben conocer la discapacidad del empleado son los gerentes o supervisores que necesiten saber sobre la enfermedad para cumplir con las restricciones laborales del empleado, o el personal de primeros auxilios y seguridad cuando la condición pudiera requerir tratamiento de emergencia.⁠79 Los funcionarios gubernamentales que investiguen el cumplimiento de la ley por parte del empleador también pueden recibir información relevante si la solicitan.⁠80

Cualquier otra divulgación de la información médica del empleado es ilegal. La información y los registros médicos obtenidos como parte del proceso interactivo (interactive process) deben mantenerse separados del expediente de personal del empleado y conservarse de manera confidencial.⁠81

Además, es ilegal que el empleador o cualquier otra persona acose al empleado a causa de su condición médica, discapacidad física o discapacidad mental. El empleador también debe hacer esfuerzos razonables para prevenir el acoso o puede ser responsable de daños económicos.⁠82

Las represalias están prohibidas

Los empleados frecuentemente se preocupan por las consecuencias de revelar una discapacidad y solicitar adaptaciones razonables. Pero es importante entender que tanto las leyes laborales de California como las federales protegen a las personas que solicitan adaptaciones por su discapacidad.

Las represalias están estrictamente prohibidas.⁠83 Incluso si la adaptación solicitada por el empleado es finalmente denegada, el empleador no puede tomar represalias ni discriminar al empleado por haber solicitado la adaptación.⁠84

Los empleadores que despidan injustificadamente o tomen medidas adversas contra sus empleados pueden ser responsables de cualquier daño económico o emocional que causen.⁠85

Algunos ejemplos comunes de represalias y discriminación ilegales son el despido injustificado, la reducción de las horas de trabajo del empleado, evaluaciones de desempeño injustificadamente negativas, o cualquier otro intento de forzar la renuncia al puesto.

Cómo manejar las violaciones

Si un empleado (o un solicitante de empleo) cree que ha sido discriminado o que se le ha negado una adaptación razonable por su discapacidad, tiene varias opciones:

• Considerar hablar con un abogado para determinar el mejor enfoque para su situación específica.
• Intentar resolver el conflicto de manera informal con el supervisor inmediato o con alguien de mayor jerarquía en la cadena de mando.
• Comunicarse con el representante de recursos humanos del empleador o con la persona encargada de los asuntos de adaptación.
• Presentar una queja formal contra el empleador ante la agencia estatal de derechos civiles. O, si eso no funciona, presentar una demanda ante un tribunal.

La agencia que maneja estas quejas en California es el Departamento de Derechos Civiles (Civil Rights Department, CRD), anteriormente conocido como el Departamento de Empleo Justo y Vivienda (Department of Fair Employment and Housing, DFEH).⁠86 Se puede presentar una queja en línea a través del Sistema de Derechos Civiles de California (California Civil Rights System, CCRS) del CRD, o por correo postal, correo electrónico o teléfono.⁠87

Es importante que un empleado o solicitante de empleo tenga en cuenta que existen plazos estrictos que debe cumplir para presentar una queja. En la mayoría de los casos, debe presentarse dentro de tres años a partir de la fecha del daño.⁠88

Los empleados que prefieran ir directamente a los tribunales pueden pedirle al CRD un aviso inmediato de derecho a demandar en lugar de una investigación.⁠89 Una vez que el CRD emite un aviso de derecho a demandar, el empleado tiene un año a partir de la fecha del aviso para presentar su demanda.⁠90

Los empleados que demuestren una violación pueden recuperar una compensación por sus pérdidas económicas (como salarios perdidos y gastos de su propio bolsillo) y por el daño emocional sufrido, y un tribunal puede ordenar remedios como la reincorporación al trabajo. Un tribunal también puede otorgarle al empleado que gane el caso el pago de sus honorarios de abogado y costas.⁠91 Por otro lado, un empleado que pierda el caso normalmente no tiene que pagar los honorarios del empleador, a menos que la demanda haya sido frívola.⁠92

Por supuesto, la mejor manera de resolver una disputa por falta de adaptación razonable (failure to accommodate) dependerá de la situación específica del empleado. Por lo general, es una buena idea consultar con un abogado antes de decidir cómo proceder.