Requisitos de Asientos Adecuados para Empleados en California

En California, la mayoría de los empleadores deben proporcionar a sus empleados asientos adecuados para usar mientras realizan sus funciones, siempre que la naturaleza del trabajo permita razonablemente el uso de asientos.⁠1 Incluso cuando el trabajo requiere estar de pie, la mayoría de los empleadores deben colocar asientos en una proximidad razonable a las áreas de trabajo de sus empleados para que los usen durante los momentos de menor actividad en sus funciones.⁠2

Como ocurre con cualquier norma legal, los requisitos de asientos de California incluyen varias advertencias y excepciones. Este artículo examina esas distinciones y analiza cómo los tribunales han interpretado el requisito de asientos.

Antecedentes legales

Las leyes de salarios y horas de California se rigen principalmente por el Labor Code y una serie de órdenes salariales (wage orders) emitidas por la Comisión de Bienestar Industrial de California ("IWC").⁠3 Las órdenes salariales son reglamentos ejecutables que especifican los requisitos mínimos que los empleadores deben cumplir en materia de salarios, horas y condiciones de trabajo.⁠4

En total, existen dieciocho órdenes salariales. Dieciséis cubren industrias u ocupaciones específicas, una cubre a los empleados que no están cubiertos por ninguna otra orden salarial, y una es una orden general de salario mínimo.⁠5 La IWC mantiene una lista completa de las órdenes salariales en su sitio web.

Los requisitos de asientos de las órdenes salariales aparecieron por primera vez en 1919. En ese entonces, se aplicaban únicamente a mujeres y niños.⁠6 Desde entonces han sido modificados para aplicarse a todos los empleados sin importar su edad o género.⁠7

De las dieciséis órdenes salariales específicas por industria y ocupación de la IWC, catorce incluyen un requisito de asientos idéntico:

Las órdenes salariales de dos industrias tienen su propio lenguaje respecto a los requisitos de asientos: (1) la Orden Salarial #14, que se aplica a las ocupaciones agrícolas; y (2) la Orden Salarial #16, que se aplica a ciertas ocupaciones en obra en las industrias de la construcción, perforación, tala y minería.⁠9

Para las ocupaciones agrícolas, la Orden Salarial #14 establece lo siguiente:

Para ciertas ocupaciones en obra en las industrias de la construcción, perforación, tala y minería, la Orden Salarial #16 establece lo siguiente:

Por último, para las ocupaciones que no tienen una orden salarial específica aplicable (es decir, ocupaciones misceláneas), no existe ningún requisito de asientos.⁠12 Sin embargo, los empleados en estas industrias son poco comunes, ya que las dieciséis órdenes salariales específicas por ocupación son lo suficientemente amplias como para cubrir a la mayoría de los empleados en California.

Dado que los requisitos de las Órdenes Salariales #14, #16 y #17 se aplican con menos frecuencia que los de las demás órdenes salariales, el resto de este artículo se enfoca en las reglas que generalmente se aplican bajo las otras órdenes salariales.

Asientos adecuados durante las actividades laborales

Con algunas excepciones, los empleadores deben permitir que los empleados se sienten cuando la naturaleza del trabajo permita razonablemente el uso de asientos.⁠13 Los tribunales han rechazado adoptar una prueba clara para determinar si la naturaleza del trabajo permite razonablemente el uso de asientos. En cambio, se consideran diversos factores del lugar de trabajo para determinar si los empleados tienen derecho a un asiento y si dicho asiento es razonable.

Definición de la "naturaleza del trabajo"

Para determinar si los empleadores deben permitir el uso de asientos, primero se debe definir la "naturaleza del trabajo". La Corte Suprema de California ha caracterizado la naturaleza del trabajo como una investigación tanto basada en la ubicación como en las tareas, respecto a las funciones reales o esperadas del empleado.⁠14

Bajo este enfoque, los tribunales examinarán subconjuntos del total de tareas que realiza un empleado en una ubicación determinada y considerarán si es factible que el empleado realice cada conjunto de tareas específicas de esa ubicación estando sentado.⁠15 Cuanto más tiempo o con mayor frecuencia se realice una tarea en una ubicación determinada, más importante será esa tarea para determinar si el empleado tiene derecho a sentarse mientras la realiza.⁠16

El enfoque del análisis de la naturaleza del trabajo se centra en las tareas reales que requieren las funciones del empleado en una ubicación determinada, y no en caracterizaciones abstractas, títulos de puestos o descripciones que pueden o no reflejar el trabajo realmente realizado.⁠17 Además, los tribunales considerarán las funciones generales del puesto realizadas en esa ubicación particular por cualquier empleado que trabaje allí (no solo el empleado específico en cuestión), y si esas tareas permiten razonablemente trabajar sentado.⁠18

Cuándo el trabajo "permite razonablemente" el uso de asientos

El uso de asientos debe ser razonable para ser obligatorio. Los tribunales consideran la totalidad de las circunstancias para determinar la razonabilidad.⁠19 Esta prueba, en parte, equilibra dos consideraciones principales:

• La naturaleza de las tareas. El análisis comienza con un examen de las tareas relevantes, agrupadas por ubicación, y si las tareas pueden realizarse estando sentado o requieren estar de pie.⁠20
• Viabilidad de los asientos. La siguiente pregunta es si proporcionar un asiento interferiría indebidamente con otras tareas que se realizan de pie, si la frecuencia de la transición entre sentarse y pararse podría interferir con el trabajo, o si trabajar sentado afectaría la calidad y eficacia del desempeño general del trabajo.⁠21

Los tribunales pueden considerar una variedad de otros factores además de los enumerados anteriormente, según la situación.⁠22 El peso que se le otorgue a cualquier factor relevante variará en cada caso.⁠23

El nivel de servicio al cliente, por ejemplo, puede considerarse al determinar si el uso de un asiento está razonablemente permitido.⁠24 Los empleadores o los clientes pueden considerar que los empleados de quienes se espera un cierto nivel de servicio al cliente brindan un mejor servicio estando de pie. Sin embargo, los tribunales exigen que las consideraciones sobre el servicio al cliente se evalúen junto con otras tareas y obligaciones relevantes, al determinar si la naturaleza del trabajo permite razonablemente el uso de un asiento en un lugar determinado.⁠25

Los tribunales también considerarán el criterio empresarial del empleador. Sin embargo, dicho criterio no es determinante y debe evaluarse objetivamente a la luz de las protecciones al empleado que establecen las órdenes salariales (wage orders). La mera preferencia de un empleador de que ciertas tareas se realicen de pie será ignorada, ya que los empleadores no tienen permitido definir arbitrariamente ciertas tareas como tareas que deben realizarse "de pie".⁠26

Los tribunales también consideran la distribución física del espacio de trabajo para determinar la razonabilidad. Por lo tanto, un empleado puede tener derecho a un asiento porque este no interfiere con el desempeño de las tareas que se realizan de pie y, por ende, sería razonable.⁠27

La conclusión clave

Por lo general, si el lugar donde el empleado está asignado durante la mayor parte de su jornada permite el uso de un asiento, el empleado tiene derecho a uno. Sin embargo, si el empleado transita frecuentemente entre sentarse y pararse, o si estar sentado interferiría de manera irrazonable con otras tareas que se realizan de pie o con la calidad y eficacia del desempeño general del trabajo, probablemente el empleado no tenga derecho a un asiento.⁠28

Asientos requeridos durante los períodos de inactividad

Los períodos de inactividad ocurren cuando un empleado, mientras sigue en el trabajo, no está realizando ninguna función de manera activa. Durante los períodos de inactividad, los empleados generalmente tienen derecho a un número adecuado de asientos apropiados dentro de una proximidad razonable a su área de trabajo.⁠29 Por lo tanto, la mayoría de los empleados tienen derecho a un asiento en las catorce categorías de ocupaciones e industrias establecidas en las órdenes salariales.

Las excepciones al requisito de asientos adecuados durante los períodos de inactividad se aplican a las ocupaciones agrícolas y a ciertas ocupaciones en el lugar de trabajo en las industrias de la construcción, perforación, tala y minería.⁠30 En esas ocupaciones e industrias, el derecho a un asiento generalmente depende de si la naturaleza del trabajo lo permite.⁠31 No existe ninguna referencia ni requisito específico en cuanto a los asientos durante los períodos de inactividad.⁠32

Asientos requeridos durante los descansos

Los empleados no exentos deben tomar un período de descanso de diez minutos si trabajan más de tres horas y media. Para obtener más información sobre cuántos períodos de descanso deben tomarse durante un turno, consulte Leyes sobre descansos en California: períodos de comida y períodos de descanso explicados de manera sencilla.

Los empleadores deben proporcionar áreas de descanso adecuadas para los empleados durante las horas de trabajo, separadas del baño.⁠33 Las instalaciones de descanso también deben estar disponibles para los empleados durante las horas de trabajo. No se especifica orientación adicional sobre los requisitos de asientos durante los períodos de descanso. Sin embargo, los empleadores igualmente deben proporcionar asientos adecuados para que los empleados los utilicen durante sus períodos de descanso.

¿Qué tipo de asiento es "adecuado"?

Hasta el momento, ninguna autoridad legal ha proporcionado orientación sobre qué define el "asiento adecuado" al que hacen referencia las órdenes salariales. Lo que se considera un asiento adecuado probablemente dependerá del lugar de trabajo. Por lo general, un taburete, una silla o un banco que pueda sostener a una persona promedio probablemente cumplirá con el requisito de asiento.

Sanciones por violar la ley de asientos adecuados de California

En general, los empleados no tienen derecho de acción privada para recuperar daños por violaciones a los requisitos de asientos de las órdenes salariales. Sin embargo, pueden presentar una acción contra su empleador bajo la Ley de Abogados Generales Privados del Código Laboral de California de 2004 (conocida como "PAGA", por sus siglas en inglés).⁠34

Bajo PAGA, un empleado perjudicado puede presentar una acción para obtener sanciones civiles en nombre del Estado de California por violaciones al Código Laboral cometidas contra el empleado y otros empleados.⁠35 Para las acciones presentadas a partir del 19 de junio de 2024, el empleado debe haber sufrido personalmente cada violación alegada y solo puede reclamar sanciones en nombre de compañeros de trabajo que hayan sufrido violaciones de las mismas disposiciones.⁠36 Labor Code section 1198 otorga a las órdenes salariales de la IWC fuerza de ley.⁠37 Por lo tanto, una violación a los requisitos de asientos adecuados de las órdenes salariales constituye efectivamente una violación al Código Laboral.

Si un empleador no proporciona asientos adecuados según lo exige la ley, está sujeto a una sanción civil bajo PAGA en los siguientes montos:

• Sanción predeterminada. Para la mayoría de las violaciones, el empleador debe pagar $100 por cada empleado perjudicado por período de pago.⁠38
• Sanción mayor. La sanción aumenta a $200 por cada empleado perjudicado por período de pago, pero únicamente cuando un tribunal o la Agencia de Desarrollo Laboral y de la Fuerza Laboral (Labor and Workforce Development Agency) determinó que la misma política o práctica era ilegal dentro de los cinco años anteriores, o cuando el empleador actuó de manera maliciosa, fraudulenta u opresiva.⁠39

Las enmiendas de 2024 a PAGA también establecieron límites a las sanciones para los empleadores que toman medidas razonables para cumplir con la ley, junto con procedimientos de subsanación que pueden reducir o eliminar estas sanciones.⁠40

Sin embargo, estas multas civiles no se pagan en su totalidad a los empleados. En una acción PAGA, el 65% de las multas va al Estado de California (específicamente, a la Agencia de Trabajo y Desarrollo de la Fuerza Laboral) y el 35% restante va a los empleados perjudicados.⁠41

Para presentar una acción PAGA, el empleado primero debe seguir ciertos procedimientos, los cuales se describen en Labor Code sections 2698 through 2699.5.

Por lo general, es recomendable consultar con un abogado antes de hacer esto, especialmente porque PAGA permite a los empleados recuperar honorarios razonables de abogado y costos de litigio, además de cualquier monto al que de otro modo tendrían derecho.⁠42 Muchos abogados toman este tipo de casos en base a honorarios contingentes (contingency basis), sin cobrar ningún honorario por adelantado.