Ley de Licencia por Embarazo en California

La licencia por maternidad es el tiempo que una mujer se ausenta de su trabajo por el nacimiento, la adopción o la colocación en cuidado de crianza temporal de su nuevo hijo o hija.

En California, muchas mujeres tienen el derecho legal de ausentarse del trabajo durante y después de su embarazo, sin arriesgarse a perder su empleo.⁠1 Las empleadas elegibles pueden tomar hasta cuatro meses de licencia por incapacidad relacionada con el embarazo, seguidos de hasta 12 semanas de licencia familiar para vincularse con su nuevo hijo o hija: aproximadamente siete meses de licencia por maternidad por embarazo.⁠2 Algunas mujeres también tienen derecho a recibir pago durante la licencia por maternidad.

Este artículo examina con más detalle estos derechos y otras leyes que protegen la licencia por maternidad para las empleadas en California.⁠3

El Derecho a la Licencia por Maternidad en General

Muchas empleadas tienen el derecho de ausentarse del trabajo durante y después del nacimiento de su hijo o hija. En California, generalmente existen tres tipos de licencia por maternidad:

• Licencia por Incapacidad Relacionada con el Embarazo. Una empleada que tenga una incapacidad relacionada con su embarazo o con el nacimiento de su hijo o hija puede recibir hasta cuatro meses de licencia por maternidad mientras dure esa incapacidad, siempre que se cumplan ciertos requisitos.⁠4
• Licencia Familiar. Las empleadas que trabajan para empleadores con cinco o más empleados tienen derecho a tomar hasta 12 semanas de licencia familiar para vincularse con su hijo o hija, siempre que se cumplan ciertos requisitos.⁠5
• Licencia como Ajuste Razonable. Incluso después de que una empleada haya agotado otros tipos de licencia, los empleadores pueden estar obligados a hacer ajustes razonables para las incapacidades relacionadas con el embarazo de sus empleadas.⁠6 En ocasiones, esto significa otorgar más tiempo de ausencia del trabajo.⁠7

Estos tipos de licencia pueden tomarse de manera consecutiva, lo que permite a muchas empleadas disfrutar de hasta siete meses de licencia por maternidad por embarazo, y posiblemente más si un tiempo adicional de licencia constituiría un ajuste razonable para la incapacidad relacionada con el embarazo de la empleada.⁠8

En algunos casos, las empleadas tendrán derecho a pago o beneficios durante su licencia por maternidad. Sin embargo, el derecho al pago durante la licencia es distinto del derecho a tomar la licencia en sí.

Por lo tanto, la licencia por maternidad no es remunerada a menos que la empleada tenga un derecho legal independiente al pago durante la licencia.⁠9 Las leyes que regulan el derecho al pago durante la licencia por maternidad se tratan en el Capítulo 5.

Pero primero, exploraremos con más detalle los requisitos de elegibilidad para los distintos tipos de licencia por maternidad no remunerada.

Licencia por Incapacidad Relacionada con el Embarazo

En California, la licencia por incapacidad relacionada con el embarazo (PDL, por sus siglas en inglés) está ampliamente disponible para las empleadas si se cumplen dos requisitos:

• La empleada debe estar incapacitada por su embarazo, el parto o una condición médica relacionada;⁠10 y
• El empleador debe estar cubierto por la ley de licencia por incapacidad relacionada con el embarazo de California,⁠11 la cual aplica a la mayoría de los negocios que tienen cinco o más empleados.⁠12

Si se cumplen ambos requisitos, la mujer puede tomar una licencia mientras continúe con una discapacidad causada por su embarazo, el parto o una condición médica relacionada. Sin embargo, la licencia no puede exceder cuatro meses (por embarazo).⁠13

La licencia por discapacidad de embarazo de California no tiene que tomarse de una sola vez. Por el contrario, puede distribuirse a lo largo del embarazo y el parto.⁠14 Esto puede ser importante para las mujeres que experimentan condiciones temporales o intermitentes.

Definición de "Discapacidad"

La pregunta más importante para las mujeres es si, en efecto, tienen una discapacidad causada por su embarazo, el parto o una condición médica relacionada.⁠15 En general, el embarazo en sí no se considera una discapacidad. Sin embargo, si surgen complicaciones relacionadas con el embarazo, la empleada puede quedar legalmente discapacitada.⁠16

Una mujer tiene una discapacidad causada por su embarazo si, en opinión de su médico, no puede realizar una o más de las funciones esenciales de su trabajo a causa del embarazo.⁠17 Una mujer también podría tener una discapacidad causada por su embarazo si padece una o más de las siguientes condiciones:

• Náuseas matutinas severas,
• Atención prenatal o posnatal,
• Necesidad de reposo en cama,
• Diabetes gestacional,
• Hipertensión inducida por el embarazo,
• Preeclampsia,
• Depresión posparto,
• El parto,
• Pérdida o término del embarazo, y
• Recuperación del parto, la pérdida o el término del embarazo.⁠18

Esta lista de ejemplos no es exhaustiva. Las empleadas pueden tener una condición diferente relacionada con el embarazo o el parto que se consideraría suficientemente incapacitante para calificarlas para la licencia por embarazo.

Qué Empleadores Están Cubiertos

Según la ley de California, los empleadores deben proporcionar licencia por discapacidad de embarazo si pertenecen a una de las siguientes categorías:

• El empleador es una persona o empresa que emplea regularmente a cinco o más personas,
• El empleador es una persona o empresa que actúa como agente⁠19 de un empleador cubierto, o
• El empleador es una entidad gubernamental estatal o local.⁠20

Si el empleador pertenece a cualquiera de estas categorías, es un empleador cubierto bajo la ley de licencia por discapacidad de embarazo de California.⁠21 Como tal, debe permitir que las empleadas elegibles tomen la licencia por discapacidad de embarazo.⁠22

Cabe señalar, sin embargo, que ciertas asociaciones y corporaciones religiosas sin fines de lucro no se consideran "empleadores" para estos efectos. Por lo tanto, esos empleadores religiosos no están sujetos a la ley de licencia por discapacidad de embarazo de California.⁠23

Sin Requisitos Adicionales de Elegibilidad

La licencia por discapacidad de embarazo es única porque aplica a todas las empleadas de empleadores cubiertos que puedan quedar embarazadas, siempre que tengan una discapacidad calificante.⁠24 No existen requisitos adicionales de elegibilidad.

Esto significa que las empleadas de tiempo parcial tienen derecho a tomar la licencia por discapacidad de embarazo en la misma medida que las empleadas de tiempo completo. Del mismo modo, no existe un requisito de tiempo mínimo de servicio para calificar para la licencia por discapacidad de embarazo, por lo que incluso las empleadas contratadas recientemente pueden tomarla.⁠25

Cómo Notificar al Empleador

Si la discapacidad de la empleada es previsible, debe notificar a su empleador con al menos 30 días de anticipación antes del inicio de su licencia por discapacidad de embarazo.⁠26 Esta notificación generalmente se presenta en forma de una solicitud de licencia por discapacidad de embarazo.

El empleador puede entonces solicitar que la empleada proporcione una certificación médica escrita de su proveedor de atención médica. La certificación médica debe verificar que la empleada tiene una discapacidad causada por su embarazo, el parto o una condición médica relacionada, y que requiere licencia por discapacidad de embarazo.⁠27

Si la empleada proporciona aviso previo suficiente y documentación médica, el empleador no puede negar la licencia por discapacidad de embarazo solicitada.⁠28

Si la discapacidad de la empleada ocurre de manera repentina o inesperada, las empleadas deben notificar a su empleador tan pronto como sea posible.⁠29 El empleador puede entonces solicitar una certificación médica escrita que justifique la necesidad de la licencia por discapacidad de embarazo.⁠30

Los empleadores cubiertos no pueden negar la licencia de una empleada debido a una ausencia repentina e imprevista causada por una emergencia médica relacionada con el embarazo o el parto.⁠31

Reincorporación Después de la Licencia por Discapacidad de Embarazo

El derecho a tomar tiempo libre del trabajo no tiene sentido si no habrá un puesto de trabajo para la empleada cuando regrese. Por ello, la ley de California ha adoptado sólidas protecciones de reincorporación para las empleadas que regresan de una licencia por discapacidad de embarazo.

Las empleadas que ejercen su derecho a tomar la licencia por discapacidad de embarazo tienen garantizado el derecho a regresar al mismo puesto o a uno comparable, salvo que apliquen ciertas excepciones.⁠32 La empleada puede pedirle al empleador que proporcione esta garantía por escrito.⁠33

La excepción más común a este derecho ocurre cuando la empleada no habría tenido el mismo puesto o uno comparable, por razones legítimas de negocio, incluso si no hubiera tomado la licencia por discapacidad de embarazo.⁠34

Si hubo un despido masivo, por ejemplo, el empleador podría demostrar que la empleada habría perdido su trabajo por razones legítimas de negocio no relacionadas con el hecho de que la empleada tomara la licencia por discapacidad de embarazo.

Sin embargo, la ley de California no permite que los empleadores nieguen la reincorporación alegando que conservar el puesto o las funciones para la empleada sería inconveniente para el empleador.⁠35

Licencia Familiar y para el Vínculo Afectivo

Según la ley de California, las empleadas elegibles tienen derecho a tomar hasta 12 semanas de licencia familiar por año.⁠36 Esta licencia puede ser utilizada tanto por hombres como por mujeres para crear un vínculo afectivo con un nuevo hijo después de su nacimiento, adopción o colocación en cuidado de crianza con la persona empleada.⁠37

Para maximizar el período total de licencia por embarazo de la empleada, esta licencia puede tomarse después de que ella utilice cualquier licencia por incapacidad relacionada con el embarazo a la que tenga derecho.⁠38 Esto puede permitir que las empleadas tomen hasta siete meses de licencia por embarazo por cada gestación, dependiendo de la duración de sus incapacidades relacionadas con el embarazo.⁠39

Desde el 1 de enero de 2021,⁠40 se deben cumplir los siguientes tres requisitos antes de que una empleada tenga derecho a tomar licencia para vinculación con su hijo o hija:

• El empleador debe tener cinco o más empleados;
• La empleada debe haber trabajado más de 12 meses para el empleador antes de la fecha en que comienza la licencia; y
• En los 12 meses anteriores, la empleada debe haber trabajado al menos 1,250 horas para el empleador.⁠41

Es importante destacar que ya no existe ningún requisito de que un número mínimo de empleados trabaje dentro de un radio de 75 millas del lugar de trabajo de la empleada. El conteo de cinco empleados aplica sin importar dónde estén ubicados los empleados del empleador.⁠42

Si se cumplen los tres requisitos, los empleadores generalmente estarán obligados a otorgar licencia familiar con el propósito de vinculación con el hijo o hija a las empleadas elegibles.⁠43

Tomar la Licencia Familiar

La licencia familiar no tiene que tomarse de una sola vez, pero debe completarse dentro del primer año del nacimiento, adopción o colocación en cuidado de crianza del niño o niña.⁠44

Un empleador puede exigir que la empleada tome la licencia en períodos mínimos de dos semanas a la vez. Sin embargo, la ley también le otorga a la empleada dos oportunidades para tomar licencia intermitente de menos de dos semanas a la vez.⁠45

¿Cómo funciona esto? En dos ocasiones, una empleada puede pedirle al empleador que le conceda el derecho a tomar licencia de vinculación en períodos de menos de dos semanas. Una vez que esas dos oportunidades hayan sido concedidas, el empleador puede exigir que el tiempo de vinculación con el nuevo hijo o hija se tome en períodos de dos semanas.

Notificación al Empleador

Las empleadas que deseen tomar licencia familiar deben notificar a su empleador con anticipación razonable sobre su necesidad de tomar dicha licencia.⁠46 Esa notificación debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• El momento en que se prevé tomar la licencia,
• La duración esperada de la licencia, y
• Los hechos suficientes para que el empleador sepa que la empleada necesita licencia familiar conforme a las leyes aplicables.⁠47

Esta notificación puede hacerse verbalmente,⁠48 pero generalmente es buena idea hacerla por escrito.

Si la necesidad de la licencia familiar es previsible, los empleadores pueden exigir que sus empleadas den aviso con al menos 30 días de anticipación antes de que comience la licencia.⁠49 El empleador también puede hacer preguntas destinadas a determinar si una ausencia podría calificar para licencia conforme a las leyes aplicables, y la empleada debe responder a esas preguntas.⁠50

Si la necesidad de licencia familiar es repentina o inesperada, la empleada debe dar aviso tan pronto como sea posible.⁠51

Reincorporación Después de la Licencia Familiar

La mayoría de las empleadas tienen el derecho garantizado de reincorporarse a su trabajo cuando regresan de la licencia familiar.⁠52 Esto aplica incluso si el puesto de la empleada fue reestructurado o cubierto por otra persona para acomodar su ausencia.⁠53

El derecho a la reincorporación significa que la empleada tiene derecho al mismo puesto o a uno comparable.⁠54 Si el empleador decide reincorporar a la empleada en un puesto diferente, el nuevo puesto debe ser equivalente al puesto anterior en cuanto a salario, beneficios, turno, horario, ubicación geográfica y condiciones de trabajo, incluyendo privilegios, prerrogativas y estatus.⁠55

El nuevo puesto también debe implicar las mismas funciones y responsabilidades o sustancialmente similares, las cuales deben requerir habilidades, esfuerzo, responsabilidad y autoridad sustancialmente equivalentes.⁠56

Además, si una empleada regresa al trabajo y ya no está calificada para el puesto debido a capacitaciones que se perdió u otros eventos que ocurrieron mientras estuvo ausente, se le debe dar una oportunidad razonable para cumplir con esos requisitos clave.⁠57

Licencia por Duelo y por Pérdida Reproductiva

Dos leyes más recientes de California protegen el tiempo libre para algunas de las experiencias más difíciles que puede enfrentar una familia en crecimiento: la muerte de un familiar y la pérdida de un embarazo o una adopción.

Desde el 1 de enero de 2023, las empleadas elegibles pueden tomar hasta cinco días de licencia por duelo tras la muerte de un familiar. Para estos efectos, los familiares incluyen al cónyuge, hijo o hija, padre o madre, hermano o hermana, abuelo o abuela, nieto o nieta, pareja de hecho (domestic partner), o suegro o suegra.⁠58 Los días no tienen que tomarse de manera consecutiva, pero la licencia debe completarse dentro de los tres meses posteriores al fallecimiento.⁠59

Desde el 1 de enero de 2024, las empleadas elegibles también pueden tomar hasta cinco días de licencia por pérdida reproductiva tras un aborto espontáneo, un mortinato, una adopción fallida, una gestación subrogada fallida o una ronda fallida de reproducción asistida.⁠60 El derecho corresponde a cualquier persona que hubiera sido padre o madre, por lo que cubre a la empleada independientemente de si ella fue quien estuvo embarazada.⁠61 Aquí también, los días no tienen que ser consecutivos, pero la licencia generalmente debe completarse dentro de los tres meses posteriores a la pérdida. Si la empleada se encuentra en otra licencia protegida cuando ocurre la pérdida, el plazo de tres meses comienza a partir del fin de esa licencia.⁠62 El empleador no puede exigir documentación de la pérdida y debe mantener la solicitud de la empleada en estricta confidencialidad.⁠63 Si la empleada experimenta más de una pérdida, el empleador puede limitar esta licencia a 20 días en un período de 12 meses.⁠64

Ambos tipos de licencia aplican a empleadores con cinco o más empleados, y la empleada debe haber trabajado para el empleador al menos 30 días antes de que comience la licencia.⁠65 La licencia puede ser sin goce de sueldo, pero la empleada puede usar el tiempo libre pagado acumulado, como vacaciones o licencia por enfermedad, mientras la toma.⁠66 Además, los empleadores no pueden tomar represalias contra una empleada por solicitar o tomar cualquiera de estos dos tipos de licencia.⁠67

Tomar la Licencia como Ajuste Razonable (Reasonable Accommodation)

La ley de California prohíbe a los empleadores cubiertos discriminar a los empleados por sus discapacidades físicas o mentales.⁠68 Esta protección se extiende a las mujeres que tienen una discapacidad como resultado de su embarazo.⁠69

Como parte de la prohibición de discriminación, la ley de California impone a los empleadores cubiertos la obligación de realizar ajustes razonables (reasonable accommodations) para los empleados con discapacidades.⁠70 Un ajuste razonable es una modificación al entorno de trabajo del empleado que le permite desempeñar las funciones esenciales del puesto.⁠71

Es importante señalar, en el contexto de la licencia por embarazo, que un "ajuste razonable" puede incluir en algunos casos un período de licencia, incluso después de que se hayan agotado otros tipos de licencia.⁠72

Existen cuatro requisitos para que un empleado sea elegible para un ajuste razonable:

• El empleador debe estar cubierto por las leyes antidiscriminación de California, las cuales aplican a la mayoría de los negocios que tienen cinco o más empleados.⁠73
• El empleado debe tener una discapacidad física o mental que califique y que afecte su capacidad para desempeñar las funciones esenciales de su trabajo.⁠74
• Si se le otorga un ajuste razonable, el empleado debe ser capaz de desempeñar las funciones esenciales de su trabajo.⁠75
• El ajuste razonable no debe representar una carga excesiva (undue hardship) para el empleador.⁠76

La ley federal añade una capa adicional de protección: a partir del 27 de junio de 2023, los empleadores con 15 o más empleados deben realizar ajustes razonables para las limitaciones conocidas de un empleado relacionadas con el embarazo o el parto, incluso cuando dichas limitaciones no alcanzan el nivel de una discapacidad.⁠77

La definición de "empleador cubierto" para estos efectos es la misma que la establecida en la ley de licencia por discapacidad por embarazo, que se analizó en la sección 2.2 anterior. A continuación, examinaremos más de cerca los demás requisitos.

Discapacidades y Condiciones Cubiertas

Para calificar para un ajuste razonable en el contexto de la licencia por embarazo, el empleado debe tener una discapacidad física o mental que de alguna manera le afecte.⁠78 Ambas categorías tienen una definición especial en la ley:

Discapacidades Físicas

En la mayoría de los casos, una discapacidad física es cualquier condición corporal, desfiguración cosmética o pérdida anatómica que afecta uno o más de los sistemas principales del cuerpo y limita una actividad vital importante.⁠79

Existen varias formas en que un empleado puede demostrar que padece una discapacidad física. La forma más común es demostrar tres cosas:

• Impedimento físico. El empleado tiene una pérdida anatómica, desfiguración cosmética, enfermedad fisiológica, trastorno o condición.
• Sistema corporal principal. El impedimento físico afecta al menos uno de los siguientes sistemas del cuerpo: neurológico, inmunológico, musculoesquelético, órganos de los sentidos especiales, respiratorio (incluidos los órganos del habla), cardiovascular, reproductivo, digestivo, genitourinario, hémico y linfático, piel y endocrino.
• Limitación de una actividad vital. La condición limita una actividad vital importante.⁠80

Una condición limita una actividad vital importante si hace que la realización de esa actividad sea difícil.⁠81 La expresión "actividad vital importante" se interpreta de manera amplia. Incluye las actividades sociales normales, las funciones básicas de la vida (caminar, comer, dormir, etc.) y el trabajo.⁠82

Un trabajador también puede demostrar que tiene una discapacidad física al acreditar:

• Que tiene algún impedimento de salud que requiere educación especial o servicios relacionados;⁠83
• Que tiene un historial o antecedente de una enfermedad, trastorno, condición, desfiguración cosmética, pérdida anatómica o impedimento de salud;⁠84 o
• Que su empleador tiene la creencia errónea de que el trabajador tiene o tuvo una discapacidad física.⁠85

Además de la prueba general descrita anteriormente, la ley de California ha incluido expresamente ciertas condiciones dentro de la definición de discapacidad física:

• Sordera,
• Ceguera,
• Pérdida de extremidades (parcial o total),
• Impedimentos de movilidad que requieren el uso de silla de ruedas,
• Parálisis cerebral, y
• Condiciones crónicas o episódicas como VIH/SIDA, hepatitis, epilepsia, trastorno convulsivo, diabetes, esclerosis múltiple y enfermedades cardíacas y circulatorias.⁠86

Un empleado no tiene una discapacidad calificada si su condición es leve y temporal.⁠87 Las condiciones leves se determinan caso por caso. Incluyen condiciones que tienen pocos o ningún efecto a largo plazo.⁠88 Algunos ejemplos son:

• El resfriado común,
• La influenza estacional o común,
• Cortadas o raspaduras menores,
• Esguinces,
• Dolores musculares,
• Molestias,
• Moretones,
• Dolores de cabeza que no son migraña, y
• Trastornos gastrointestinales menores y no crónicos.⁠89

Las condiciones asociadas con el embarazo y el parto suelen ser mucho más graves que las enumeradas anteriormente.

Discapacidades Mentales

El embarazo y el parto pueden tener efectos severos en las hormonas de una persona. Esto puede ser de naturaleza fisiológica y no es motivo de vergüenza. Una discapacidad mental, para estos efectos, es cualquier condición mental o psicológica que limita una actividad vital importante.⁠90

En general, tanto los empleados como los solicitantes de empleo tienen derecho a no ser discriminados por su discapacidad mental.⁠91 Del mismo modo, un empleador tampoco puede discriminar basándose en la percepción de que un empleado o solicitante tiene una discapacidad mental, independientemente de si esa creencia es correcta o no.⁠92

Ejemplos comunes de discapacidades mentales calificadas incluyen:

• Enfermedades emocionales,
• Enfermedades mentales,
• Discapacidad intelectual o cognitiva,
• Discapacidades específicas del aprendizaje,
• Trastornos del espectro autista,
• Esquizofrenia,
• Depresión clínica,
• Trastorno bipolar,
• Trastorno de estrés postraumático, y
• Trastorno obsesivo compulsivo.⁠93

La ley de California excluye expresamente ciertos problemas de conducta, aunque muchos de ellos podrían considerarse discapacidades mentales. En el contexto del embarazo, la exclusión más importante se refiere a los trastornos por consumo de sustancias que resultan del uso ilegal actual de drogas.⁠94

"Ajustes Razonables" en General

Como se mencionó anteriormente, un ajuste razonable (reasonable accommodation) es una modificación al entorno de trabajo del empleado que le permite desempeñar las funciones esenciales del puesto.⁠95

El tipo de modificación variará según el puesto del empleado y la naturaleza de la discapacidad.⁠96 Si un ajuste propuesto es razonable es una cuestión de hecho y puede ser objeto de mucho debate.

En general, los tribunales son flexibles al considerar qué ajustes son razonables.⁠97 Además, los empleadores están obligados a considerar "todos y cada uno" de los ajustes razonables de los que tengan conocimiento, a menos que dichos ajustes representen una dificultad excesiva.⁠98

Asimismo, el empleador debe tomar en cuenta la preferencia del empleado al decidir qué tipo de ajuste seleccionar.⁠99 Sin embargo, los empleadores tienen discreción para elegir entre ajustes que sean igualmente razonables y efectivos.⁠100

Es importante señalar que los empleadores no están obligados a considerar un ajuste si este impediría que el empleado desempeñe las funciones esenciales del puesto. Tampoco está obligado el empleador a hacer ajustes para discapacidades que pondrían en riesgo la salud del empleado o la de sus compañeros de trabajo.⁠101

Los ajustes razonables frecuentemente implican hacer que las instalaciones existentes sean fácilmente accesibles para personas con discapacidades.⁠102 También pueden incluir: reestructuración del puesto, reasignación a una posición vacante, cambios en cuándo deben completarse las tareas, o modificaciones en cómo se desempeñan las funciones.⁠103 El mejor tipo de ajuste variará de un puesto a otro.

En algunos casos, el empleador puede estar obligado a permitir que el empleado tome un período de licencia para tratamiento y recuperación.⁠104 Como lo explicó un tribunal:

Mantener un puesto disponible para un empleado con discapacidad que necesita tiempo para recuperarse o sanar es en sí mismo una forma de ajuste razonable y puede ser todo lo que se requiere cuando parece probable que el empleado pueda regresar a un puesto existente en algún momento en el futuro previsible.

Sin embargo, es importante señalar que las licencias de ausencia generalmente deben ser tratadas por los empleadores como último recurso.⁠105

Qué Funciones del Puesto son "Esenciales"

El empleador solo está obligado a proporcionar un ajuste razonable si dicho ajuste permitiría al empleado desempeñar las funciones esenciales del puesto. Es decir, la ley de California generalmente permite que un empleador despida a un empleado si este no puede desempeñar las funciones esenciales del puesto, incluso con un ajuste razonable.⁠106

Las funciones esenciales del puesto son las obligaciones fundamentales del cargo.⁠107 Los estatutos y reglamentos de California han dado tres ejemplos de razones por las que una función del puesto podría considerarse esencial:

• Una función del puesto es esencial si la razón por la que existe el cargo del empleado es para desempeñar esa función.
• Si hay un número limitado de empleados que trabajan para el empleador y la función del puesto no puede distribuirse entre ellos, puede ser esencial.
• Si el empleado fue contratado específicamente por su habilidad o experiencia en el desempeño de una función altamente especializada, entonces puede ser esencial.⁠108

Por supuesto, estos son solo algunos ejemplos de cuándo una función podría considerarse esencial para el puesto. Puede haber otras situaciones en las que los tribunales determinen que una función es esencial.⁠109

Es importante señalar que las funciones esenciales difieren de lo que los tribunales denominan las "funciones marginales" del puesto.⁠110 Las funciones marginales son aquellas que otro empleado podría desempeñar o que podrían realizarse de una manera diferente.⁠111 Una función también se considera marginal si el empleador necesitaría a alguien con el cargo del empleado incluso si esa función no fuera desempeñada por dicho cargo.⁠112

Una manera sencilla de entender estas reglas es que las funciones del puesto generalmente serán esenciales si el empleador tendría que contratar a otra persona en caso de que el empleado no pudiera desempeñar esa función en particular. Si eso no fuera necesario, entonces es probable que la función se considere marginal.

Si el caso llega a los tribunales, la carga de la prueba recae sobre el empleado para demostrar que podría haber desempeñado las funciones esenciales del puesto si se le hubiera proporcionado un ajuste razonable.⁠113

Cuándo las Dificultades se Vuelven "Excesivas"

Es probable que todo ajuste resulte algo inconveniente para el empleador. Afortunadamente para los empleados, una simple inconveniencia no exime al empleador de la obligación de hacer ajustes para la discapacidad conocida de un empleado. La dificultad que sufre el empleador debe ser excesiva.

Una dificultad excesiva (undue hardship) es cualquier acción que requeriría una dificultad o gasto significativo por parte del empleador.⁠114 Los tribunales consideran una variedad de factores para determinar si un ajuste causará una dificultad excesiva, entre ellos:

• La naturaleza y el costo del ajuste necesario,
• Los recursos financieros del empleador,
• El impacto que el ajuste probablemente tendrá en las operaciones del negocio del empleador, y
• El tamaño general del negocio.⁠115

Por supuesto, cada empleador es diferente. Por ello, los factores que los tribunales considerarán pueden variar de caso a caso.⁠116

La Obligación de Participar en un Proceso Interactivo

El empleador está obligado a participar en un proceso interactivo (interactive process) con los empleados para determinar si existe algún ajuste razonable disponible.⁠117 Por lo general, este es un proceso informal con el empleado o el abogado laboral del empleado, en el que las partes intentan identificar un ajuste razonable que permita al empleado desempeñar el trabajo de manera efectiva.⁠118

Un empleador que no participa en este proceso viola la ley.⁠119 La participación del empleador debe ser oportuna y de buena fe.⁠120 Si el proceso fracasa, la responsabilidad recae sobre la parte que no participó de buena fe.⁠121

En algunas situaciones, el empleador puede solicitar información médica para confirmar la existencia de la discapacidad del empleado.⁠122 Si esto ocurre, el empleador tiene la obligación de mantener esa información confidencial.⁠123 Existen excepciones a esta obligación para ciertos supervisores, gerentes, funcionarios gubernamentales y personal de seguridad.⁠124

Una reclamación contra un empleador por no participar en un proceso interactivo es una causa de acción legal independiente de la falta de ajuste razonable.⁠125 Es decir, un empleado perjudicado puede reclamar daños económicos únicamente por la negativa del empleador a participar en un proceso interactivo.

La obligación del trabajador de notificar

Para establecer un caso de discriminación ilegal por discapacidad, los empleados deben demostrar que fueron sometidos a una acción laboral adversa a causa de su discapacidad.⁠126

En la mayoría de los casos, eso significa que el empleador debe saber de la discapacidad del empleado.⁠127 Un empleador sabe que un empleado tiene una discapacidad cuando:

• El empleado le informa al empleador sobre su condición, o
• Cuando el empleador toma conocimiento de la condición por otros medios, como a través de un tercero o por observación directa.⁠128

El empleador no necesita conocer el significado legal de la condición, pero sí debe conocer al menos los hechos que sustentan la existencia de dicha condición y su impacto en el trabajo del empleado.⁠129

El empleado debe asegurarse de que el empleador esté "notificado" de la discapacidad y de la posible necesidad de un ajuste razonable (accommodation), a menos que la discapacidad y las limitaciones resultantes sean evidentes.⁠130

Lo mismo aplica si el empleado desea participar en un proceso interactivo (interactive process) para determinar un ajuste razonable adecuado: el empleado debe iniciar el proceso, a menos que su discapacidad y las limitaciones resultantes sean evidentes.⁠131

El camino más sencillo suele ser que el empleado informe al empleador de manera clara y directa. Al hacerlo, las declaraciones del empleado no pueden ser vagas: deben ser lo suficientemente explícitas para que el empleador comprenda los hechos relevantes para las necesidades laborales del empleado.⁠132

En algunas situaciones, es posible que se le exija al empleado presentar documentación médica que confirme la existencia de la discapacidad y la necesidad de un ajuste razonable.⁠133

Si la discapacidad dura más de un año, es posible que se le exija al empleado presentar documentos médicos que acrediten la necesidad de continuar con los ajustes razonables de manera anual.⁠134

El derecho a salario y beneficios durante la licencia por embarazo

En general, los empleadores no están obligados a pagar el salario a los empleados durante la licencia por embarazo. Sin embargo, en algunas circunstancias, los empleados en California pueden tener derecho a una licencia por embarazo con goce de sueldo.

Pago por incapacidad temporal

Conforme a la ley de California, por lo general un empleador no está obligado a pagar al empleado durante la licencia por discapacidad por embarazo. Sin embargo, si el empleador paga voluntariamente otros tipos de licencia por incapacidad temporal a empleados en situaciones similares, es posible que esté obligado a pagar a los empleados durante la licencia por discapacidad por embarazo.⁠135

En otras palabras, si un empleador paga a los empleados que están en licencia por incapacidad temporal por condiciones no relacionadas con el embarazo o el parto, también está obligado a pagar a los empleados durante parte o la totalidad de su licencia por embarazo.

El Seguro Estatal de Incapacidad de California

Un empleado puede tener derecho a recibir el seguro estatal de incapacidad (SDI) por un período de incapacidad debido al embarazo. El programa de seguro de incapacidad a corto plazo (SDI) de California paga una parte del salario habitual del empleado mientras este se encuentra temporalmente incapacitado, incluso por embarazo y parto. El beneficio es generalmente el 70 por ciento del salario regular del empleado, o el 90 por ciento para quienes perciben ingresos más bajos, hasta un máximo semanal que se ajusta cada año.⁠136 En 2026, los beneficios semanales oscilan entre $50 y $1,765, por hasta 52 semanas.⁠137

Si el talón de pago de una trabajadora muestra que su empleador retuvo al menos $300 para el fondo SDI durante su "período base de elegibilidad" (generalmente, una ventana de 12 meses que termina entre tres y seis meses antes de que comience la reclamación), entonces puede ser elegible para recibir licencia pagada con fondos estatales.⁠138 El programa SDI solo aplica si el empleado tiene una incapacidad a corto plazo debido al embarazo o al parto.

Los beneficios del seguro de incapacidad de California se describen con mayor detalle en los artículos del Departamento de Desarrollo del Empleo (Employment Development Department): Am I Eligible for Disability Insurance Benefits? y Disability Insurance Benefits.

El Fondo de Licencia Familiar Pagada de California

Algunos empleados son elegibles para hasta ocho semanas de licencia familiar pagada (PFL) para vincularse con su nuevo hijo, incluso si no están incapacitados por el embarazo o el parto.⁠139

El programa de Licencia Familiar Pagada de California otorga a los empleados elegibles el derecho a recibir pago parcial mientras toman tiempo libre del trabajo para vincularse con un recién nacido, un niño recién adoptado o un niño en crianza temporal, dentro de los primeros 12 meses de la llegada del niño. Los beneficios se calculan de la misma manera que los beneficios del seguro estatal de incapacidad: generalmente el 70 por ciento del salario regular del empleado, o el 90 por ciento para quienes perciben ingresos más bajos, hasta el mismo máximo semanal, por hasta ocho semanas dentro de cualquier período de 12 meses.⁠140

Los beneficios de la licencia familiar pagada de California se describen con mayor detalle en el sitio web del Departamento de Desarrollo del Empleo: Paid Family Leave Benefit Payment Amounts.

Uso del tiempo libre pagado acumulado

Durante la licencia por embarazo, los empleados tienen derecho a usar cualquier pago de vacaciones, pago por enfermedad u otro tiempo libre pagado que hayan acumulado con su empleador.⁠141 En algunos casos, el empleador incluso puede obligarlos a hacerlo.

Si una empleada toma licencia familiar para vincularse con su hijo, el empleador puede exigirle que use su tiempo libre pagado o no pagado acumulado.⁠142 El tiempo de enfermedad acumulado es diferente: durante la licencia de vinculación, solo puede usarse si el empleado y el empleador lo acuerdan mutuamente.⁠143

Sin embargo, si una empleada solo toma licencia por discapacidad por embarazo, su empleador solo puede obligarla a usar su tiempo de enfermedad acumulado.⁠144 Su otro tiempo libre acumulado, como el tiempo de vacaciones o el tiempo libre personal, puede usarse a su discreción durante la licencia por discapacidad por embarazo.⁠145

También existen límites cuando se trata de beneficios estatales. Una empleada que recibe beneficios de Licencia Familiar Pagada (Paid Family Leave) no está en licencia sin goce de sueldo, por lo que su empleador no puede exigirle que use sus vacaciones, licencia por enfermedad u otro tiempo libre pagado durante ese período.⁠146 Y desde el 1 de enero de 2025, los empleadores ya no pueden exigir a los empleados que usen hasta dos semanas de vacaciones acumuladas antes de recibir los beneficios de Licencia Familiar Pagada.⁠147

Por supuesto, las políticas del lugar de trabajo varían de un empleador a otro. Por eso, los empleados que estén preocupados por verse obligados a usar su tiempo libre acumulado deben consultar con su empleador.

Beneficios Médicos Durante la Licencia por Embarazo

Los empleadores tienen la obligación legal de mantener los beneficios médicos de un trabajador con las mismas tasas de contribución tanto durante la licencia por incapacidad por embarazo como durante las licencias familiares.⁠148 Esto significa que un empleador que ofrece cobertura de plan de salud grupal debe continuar pagando las mismas primas que se pagaban mientras la empleada estaba trabajando.

Para evitar que los empleadores intenten cancelar los beneficios de una mujer como represalias por tomar licencia por embarazo, la ley prohíbe imponer nuevos requisitos para que una mujer reciba beneficios. Un empleador no puede imponer nuevos requisitos a una mujer que regresa de una licencia por incapacidad por embarazo para obtener beneficios.⁠149

El Derecho a Estar Libre de Discriminación por Embarazo

La discriminación por embarazo ocurre cuando una empleada embarazada o una solicitante de empleo recibe un trato menos favorable debido a su embarazo. La ley de California prohíbe la discriminación basada en el embarazo de una mujer por parte de empleadores con cinco o más empleados.⁠150

La discriminación por embarazo puede tomar muchas formas. Ejemplos comunes de discriminación por embarazo ilegal en el contexto laboral incluyen:

• Negarse a contratar a una mujer porque está embarazada o porque algún día podría quedar embarazada;⁠151
• Despedir o degradar a una mujer porque experimentó condiciones médicas relacionadas con el embarazo;⁠152
• Negarse a proporcionar ajustes razonables para las discapacidades relacionadas con el embarazo de una mujer;⁠153
• Negarle a una mujer tiempo libre para el parto o por condiciones médicas relacionadas con el parto, si la mujer tiene derecho legal a tomar ese tiempo libre;⁠154 y
• Discriminar a una mujer porque necesita amamantar, usar un extractor de leche o tratar condiciones médicas relacionadas con la lactancia.⁠155

Para probar que un empleador incurrió en discriminación ilegal, la empleada o solicitante de empleo tendrá la carga de probar ciertos hechos.⁠156 Estos hechos se denominan elementos del reclamo. En los casos de discriminación por embarazo, los elementos son los siguientes:

• El empleador era una entidad cubierta por las leyes de discriminación por embarazo aplicables;
• El empleador tomó una acción laboral negativa en contra del trabajador, como negarse a contratarlo, negarse a ascenderlo o despedirlo;
• El embarazo de la empleada o solicitante de empleo, su discapacidad relacionada con el embarazo, o su capacidad de quedar embarazada fue una razón motivadora para la acción laboral negativa del empleador; y
• La empleada sufrió algún tipo de daño a causa de la acción laboral negativa del empleador.⁠157

Las próximas secciones examinarán más de cerca cada uno de estos elementos.

Qué Empleadores Pueden Ser Considerados Responsables

Para determinar si un empleador ha cometido discriminación ilegal por embarazo, la primera pregunta es si las leyes antidiscriminación de California les aplican.

Bajo la ley de California, un empleador generalmente puede ser considerado responsable si cae en una de las siguientes categorías:

• El empleador es una persona o empresa que regularmente emplea a cinco o más personas,
• El empleador es una persona o empresa que actúa como agente⁠158 de un empleador cubierto, o
• El empleador es una entidad gubernamental estatal o local.⁠159

Existen excepciones importantes para cada una de estas categorías. Por ejemplo, ciertas asociaciones y corporaciones religiosas sin fines de lucro no se consideran "empleadores" para estos efectos. Por lo tanto, esos empleadores religiosos no están sujetos a muchas de las leyes antidiscriminación de California.⁠160

También vale la pena señalar que los supervisores, gerentes y compañeros de trabajo generalmente no son personalmente responsables por acciones que involucren discriminación o represalias, a menos que sean el empleador real.⁠161 Sin embargo, los empleadores frecuentemente pueden ser considerados legalmente responsables por las acciones discriminatorias de supervisores y gerentes.⁠162

Por último, vale la pena señalar que las protecciones contra el acoso basado en el embarazo son más amplias que las protecciones de California contra la discriminación. La prohibición de California sobre el acoso basado en el embarazo aplica a empleadores de cualquier tamaño, incluso a aquellos que emplean a menos de cinco personas.⁠163 De igual manera, los supervisores, gerentes y compañeros de trabajo pueden ser considerados personalmente responsables por acciones que involucren acoso por embarazo.⁠164

Qué Trabajadores Reciben Protecciones

La ley de California establece que es ilegal discriminar a "cualquier persona" debido a su embarazo.⁠165 En la práctica, sin embargo, las acciones prohibidas por esta ley se limitan al contexto laboral.⁠166 El resultado es que solo ciertos grupos de trabajadores pueden beneficiarse de las protecciones legales de California.

Esos trabajadores generalmente se dividen en cuatro categorías:

• Empleados Tradicionales.⁠167 Un empleado es alguien que trabaja bajo la dirección y el control del empleador, y a quien el empleador ha acordado contratar.⁠168
• Solicitantes de Empleo. Un solicitante es alguien que presenta una solicitud escrita ante un empleador. Si el empleador no proporciona un formulario de solicitud escrita, entonces una persona es solicitante si expresa al empleador su deseo específico de ser considerada para un empleo.⁠169
• Empleados Temporales ("Temps"). Los empleados temporales son trabajadores contratados por una agencia, y la agencia los asigna a trabajar para una empresa. En algunos casos, el empleado temporal puede hacer responsables tanto a la agencia de empleo temporal como a la empresa donde trabaja por discriminación ilegal por embarazo.⁠170
• Pasantes No Remunerados. Desde 2015, los pasantes no remunerados tienen derecho a algunas, pero no a todas, las protecciones de la ley en materia de embarazo.⁠171

Por supuesto, estas categorías tienen algunas advertencias. En primer lugar, las protecciones contra la discriminación de California no se extienden a los solicitantes que no cumplen con los requisitos mínimos del puesto. Un empleador tiene el derecho de rechazar a un solicitante si está menos calificado para un puesto que la persona finalmente seleccionada.⁠172

Además, las personas empleadas por su padre o madre, cónyuge o hijo no están protegidas por las leyes contra la discriminación de California.⁠173

Por último, los contratistas independientes (independent contractors) y los voluntarios generalmente no están protegidos por las leyes contra la discriminación de California.⁠174 Sin embargo, sí están protegidos por las disposiciones de California que prohíben el acoso por motivo de embarazo.⁠175

Qué formas de discriminación están prohibidas

La ley de California ofrece protecciones importantes contra la discriminación basada en el estado de embarazo de una empleada. La discriminación incluye tratar a las personas de manera diferente, debido a su embarazo o a un parto reciente, en lo que respecta a:

• Su compensación,
• Los términos o privilegios de su empleo,
• Sus condiciones de trabajo, y
• Sus asignaciones de trabajo.⁠176

Es importante destacar que la discriminación por embarazo es ilegal en casi cualquier etapa del empleo, incluyendo:

• Durante la contratación (o antes de recibir solicitudes si los materiales de reclutamiento son discriminatorios),⁠177
• Al considerar ascensos,
• Al tomar decisiones sobre aumentos de salario,
• Al tomar decisiones sobre despidos o terminaciones de empleo,
• Al considerar oportunidades de capacitación,
• Al decidir si se permite tomar una licencia, y
• Al determinar los beneficios de los empleados.⁠178

Además, si la empleada queda incapacitada por su embarazo o por una condición relacionada con el parto, el empleador frecuentemente tendrá la obligación de proporcionarle un ajuste razonable (reasonable accommodation).⁠179 Esto puede significar que el empleador está obligado a hacer que las condiciones de trabajo de la empleada sean considerablemente más cómodas.

Cómo manejar las violaciones a los derechos de licencia por embarazo

A pesar de los requisitos claros de la ley de California, algunos empleadores siguen violando los derechos legales de sus empleados. Los empleados que han experimentado una violación de sus derechos de licencia por embarazo tienen tres opciones básicas:

• Pueden intentar resolver la disputa de manera informal con su empleador,
• Pueden presentar una reclamación administrativa para buscar una indemnización, o
• Pueden presentar una demanda ante un tribunal.

Al elegir una de estas opciones, los empleados deben recordar que pueden tener derecho a daños compensatorios, daños punitivos o, en algunos casos, a ser reinstalados en su puesto anterior.

Por supuesto, cada opción tiene ventajas y desventajas, y algunas situaciones requieren que los empleados intenten las tres. Con frecuencia es una buena idea que los empleados consulten su caso con un abogado laboral.

¿Necesitan los empleados un abogado?

Los empleados no están obligados a tener un abogado para presentar una reclamación contra su empleador. Pero con frecuencia es una buena idea tener uno.

La ley puede ser compleja y muy pocos casos son sencillos. Incluso cuando los hechos son sólidos, un abogado con experiencia en derecho laboral a veces puede ayudar:

• Recopilando toda la información legalmente relevante,
• Aplicando la ley a las pruebas y los hechos relacionados de manera convincente,
• Evitando los errores estratégicos con los que muchas personas sin formación jurídica no están familiarizadas, y
• Maximizando los daños económicos que recibe el empleado.

Por supuesto, no hay garantía de que un abogado pueda lograr estas cosas. Sin embargo, cuando los empleados manejan sus disputas legales sin representación, a veces existe un mayor riesgo de que pierdan su caso o lo perjudiquen gravemente debido a errores legales que un abogado habría evitado.

Si el empleador impugna la reclamación del empleado, lo cual ocurre con frecuencia, será necesario presentar argumentos legales y es posible que se deba presentar evidencia. Esto puede ocurrir ante un tribunal o ante una agencia administrativa, a veces siguiendo procedimientos legales complicados. Puede ser una buena idea contar con un abogado familiarizado con esos procedimientos.

Cómo pagar a un abogado

En muchos casos, los abogados están dispuestos a trabajar sin costos iniciales de parte del empleado. En cambio, cobrarán un porcentaje de lo que el empleado gane al final del caso.

También es posible que el empleador sea obligado a pagar los honorarios legales del empleado al final del caso. Algunas leyes imponen esa carga al empleador porque a él le resulta más fácil costearlos.⁠180 Un empleador que prevalece en el caso, por otro lado, normalmente no puede recuperar sus propios honorarios del empleado a menos que el tribunal determine que el caso fue frívolo.⁠181

Por lo tanto, aunque no existe ningún requisito legal de que un empleado deba tener un abogado, navegar el proceso de reclamaciones puede ser mucho más fácil si el empleado cuenta con uno.

Las reclamaciones bajo la ley estatal comienzan ante una agencia gubernamental

Cuando un empleado decide demandar a su empleador por violar las leyes de licencia por embarazo de California, primero debe presentar una queja por escrito ante el Departamento de Derechos Civiles de California (el "CRD"), anteriormente conocido como el Departamento de Empleo Justo y Vivienda (el "DFEH").⁠182 Los empleados que presentan una reclamación relacionada con violaciones a la licencia por embarazo no pueden ir directamente a los tribunales con una demanda.⁠183

El proceso de queja ante el CRD se explica en nuestro artículo: Cómo presentar una queja por discriminación laboral ante el Departamento de Derechos Civiles de California (CRD).

Si, después de presentar una queja ante el CRD, la reclamación no se resuelve, se le emitirá al empleado un documento llamado carta de derecho a demandar (right-to-sue letter).⁠184 El empleado podrá entonces continuar su caso presentando una demanda ante un tribunal. Un empleado que prefiera proceder directamente a una demanda puede, en cambio, solicitar un aviso inmediato de derecho a demandar al presentar la queja, en lugar de esperar una investigación.⁠185

El plazo para presentar la reclamación (estatuto de limitaciones)

Los empleados enfrentan plazos estrictos cuando buscan una solución por violaciones a la licencia por embarazo. Si el empleado presenta reclamaciones bajo la ley estatal, debe presentar una queja contra el empleador ante el Departamento de Derechos Civiles (el "CRD") a más tardar tres años a partir de la fecha de la presunta violación.⁠186

Si el empleado ha pasado por el proceso administrativo y el CRD le ha emitido una carta de derecho a demandar, entonces tendrá un año para presentar una demanda en un tribunal civil contra el empleador.⁠187 Este plazo de un año comienza a correr a partir de la fecha en que se emite la carta de derecho a demandar.

Por supuesto, existen excepciones a estos plazos. Debe hablar con un abogado de inmediato si no está seguro de si su reclamación está fuera de plazo.

Las Represalias Están Prohibidas

Aunque la mayoría de los empleadores cumplen la ley, los empleados frecuentemente se preocupan por las consecuencias de presentar una reclamación contra su empleador. Sin embargo, es importante entender que los empleadores no pueden despedir injustificadamente ni tomar medidas laborales adversas contra sus empleados simplemente porque estos se opusieron a las violaciones de la ley por parte del empleador.⁠188

Del mismo modo, un empleado que ha sufrido una violación de las leyes de licencia por embarazo de California tiene derecho a presentar una queja, testificar o colaborar en cualquier procedimiento relacionado con una reclamación por discriminación por embarazo contra su empleador. El empleador no puede tomar represalias contra él por hacerlo.⁠189

El Siguiente Paso: Hable con un Abogado

Los empleados que sufren violaciones legales en el lugar de trabajo nunca deben enfrentarlas solos. Contar con un abogado de su lado puede brindar beneficios importantes tanto para usted como para su familia. En muchos casos, no hay costos iniciales para contratar a un abogado; en cambio, este recibirá un porcentaje de lo que logre obtener para usted.