Cómo calcular la "tasa regular de pago" en California

En California, los empleados no exentos generalmente tienen derecho a horas extra si trabajan más de ocho horas en un día laboral, 40 horas en una semana laboral, o siete días consecutivos en una semana laboral.⁠1 El monto de las horas extra del empleado depende, en parte, de la tasa regular de pago del empleado.⁠2

En términos simples, la tasa regular de pago es el valor por hora de la compensación que el empleado ha ganado.⁠3 Debe reflejar la tarifa por hora no correspondiente a horas extra del empleado y cualquier otra compensación que el empleado haya ganado, como bonificaciones no discrecionales o comisiones.⁠4

La tasa regular de pago puede ser difícil de calcular, especialmente cuando un empleado recibe más de una forma de compensación. Esta guía examina con más detalle la tasa regular de pago tal como se define actualmente en las leyes de salarios y horas de California.

Por qué importa la tasa regular de pago

La tasa regular de pago no es solo un concepto relacionado con las horas extra. Es la medida que se utiliza para calcular una cantidad sorprendente de pagos que se les deben a los empleados en California, entre ellos:

• Horas extra. Las horas extra se pagan a una vez y media o al doble de la tasa regular de pago.⁠5
• Recargos por períodos de comida, descanso y recuperación. Un descanso no otorgado le da derecho al empleado a una hora adicional de pago a la "tasa regular de compensación", que la Corte Suprema de California ha determinado que es la misma cifra que la tasa regular para horas extra.⁠6
• Pago por tiempo de presentación. Los empleados a quienes se les envía a casa antes de tiempo tienen derecho al pago por tiempo de presentación a su tasa regular.⁠7
• Licencia por enfermedad pagada. El pago por enfermedad utiliza un cálculo relacionado, pero distinto, que se explica más adelante.⁠8
• Pago por períodos de descanso y recuperación para empleados pagados por pieza. Los empleados pagados por pieza deben recibir un pago separado por los períodos de descanso y recuperación a una tarifa promedio por hora.⁠9

Dado que tantas obligaciones se calculan con base en el mismo número, un error en la tasa regular tiende a propagarse. Una bonificación que se omite incorrectamente en el cálculo de horas extra generalmente también se omite en los recargos por descansos, y las diferencias resultantes pueden afectar el pago, los talones de pago y el cheque final del empleado.⁠10

La regla general

La regla general es que la tasa regular de pago debe basarse en los salarios y la mayoría de las demás formas de compensación que un empleado gana por el trabajo realizado durante la semana laboral, excluyendo las horas extra.⁠11

California toma prestado este marco del derecho federal. El Labor Code no define la frase "tasa regular de pago", por lo que el Comisionado Laboral y los tribunales recurren a la definición de la ley federal Fair Labor Standards Act, que incluye "toda remuneración por empleo" a menos que aplique una exclusión específica.⁠12 Las reglas de California deben ser al menos tan protectoras para los empleados como las reglas federales, y en varias situaciones que se describen a continuación son más protectoras.⁠13

Algunos principios fundamentales aplican a todo cálculo.

Primero, la tasa regular siempre es una cifra por hora. Cualquiera que sea la forma de pago del empleado (salario fijo, pago por pieza, comisión u otra modalidad), debe convertirse en una tarifa promedio por hora antes de poder calcular las horas extra.⁠14

Segundo, el derecho federal generalmente calcula la tasa regular con base en la semana laboral.⁠15 California generalmente sigue ese enfoque, aunque la Corte Suprema de California ha declinado expresamente decidir si la ley de California exige invariablemente cálculos semana por semana en todos los contextos.⁠16

Tercero, cuando el pago no calculado por hora se convierte en una tarifa por hora, California generalmente ha tratado ese pago como ganado durante las horas regulares (no de horas extra) del empleado. Por lo tanto, el número de horas utilizado como divisor generalmente no puede exceder el máximo legal de horas regulares, que en la mayoría de los casos es ocho horas por día y 40 horas por semana.⁠17 Esta es una de las principales formas en que la ley de California es más protectora que la ley federal. Existe una excepción importante para el pago por pieza, las comisiones y las bonificaciones por producción, que aumentan a medida que el empleado trabaja más horas; esas ganancias se dividen entre todas las horas trabajadas, como se explica a continuación.⁠18

Cuarto, la tasa regular nunca puede ser inferior al salario mínimo aplicable, y los empleados no pueden renunciar a su derecho a una tasa calculada correctamente. Un acuerdo para aceptar menos del salario mínimo legal o la tasa legal de horas extra no es ejecutable.⁠19

Por último, la compensación no tiene que pagarse en efectivo para ser tomada en cuenta. El valor razonable de la alimentación, el alojamiento y otros bienes o servicios proporcionados al empleado como parte de su salario se suma al salario en efectivo al calcular la tasa regular.⁠20

Pagos que se incluyen en la tasa regular

Sujeto a las exclusiones que se analizan en la siguiente sección, la presunción de partida es que cada dólar que un empleado gana por su trabajo pertenece a la tasa regular.⁠21 Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Salario por hora. Las ganancias base por hora del empleado.⁠22
• Diferenciales por turno. Pago adicional por trabajar en turnos nocturnos, fines de semana u otros turnos menos deseables.⁠23
• Bonos no discrecionales. Bonos de asistencia, producción, antigüedad, retención, seguridad y similares que están prometidos o son esperados.⁠24
• Comisiones. Compensación basada en un porcentaje del precio de los bienes o servicios que el empleado vende.⁠25
• Ganancias por destajo (piece-rate). Pago basado en el número de unidades que el empleado produce o tareas que completa.⁠26
• Pagos por disponibilidad y guardia. Tarifas fijas pagadas por estar disponible para trabajar.⁠27
• El valor de alimentos, alojamiento y otras prestaciones. Compensación no monetaria proporcionada como parte del salario del empleado.⁠28

La característica definitoria de un bono que debe incluirse es que sea no discrecional. Un bono es no discrecional cuando está prometido, anunciado o es esperado de una manera que alienta a los empleados a trabajar de forma más constante, rápida o eficiente, o a permanecer con el empleador.⁠29 La etiqueta que el empleador le pone al pago es irrelevante. Un llamado "bono discrecional" que en realidad fue prometido con anticipación, está vinculado al desempeño o se paga de manera rutinaria es no discrecional y debe incluirse en la tasa regular.⁠30

Pagos que quedan excluidos

La ley federal enumera ocho categorías de pagos que quedan excluidos de la tasa regular, y California sigue el mismo marco.⁠31 En términos sencillos, los siguientes pagos generalmente quedan fuera del cálculo de la tasa regular de pago:

• Regalos genuinos. Regalos de días festivos u ocasiones especiales cuyo monto no se mide por las horas trabajadas, la producción ni la eficiencia.⁠32
• Pago por tiempo no trabajado. Pago de vacaciones, días festivos, días de enfermedad y pagos por períodos en que el empleador no proporciona trabajo.⁠33
• Reembolsos de gastos. Pagos razonables que reembolsan al empleado por gastos de negocios, como millaje o costos de viaje.⁠34
• Bonos verdaderamente discrecionales y participación de utilidades de buena fe. Pagos en los que tanto la decisión de pagar como el monto quedan completamente a criterio del empleador, decididos al final o cerca del final del período y sin haber sido prometidos con anticipación, junto con pagos bajo planes de participación de utilidades, ahorro o fondos de buena fe.⁠35
• Contribuciones a planes de beneficios. Aportaciones del empleador realizadas de manera irrevocable a un fideicomisario o tercero bajo un plan de buena fe para beneficios de jubilación, vida, accidentes o salud.⁠36
• Las propias primas de horas extra. La porción adicional de prima del pago de horas extra no se incorpora de nuevo a la tasa regular.⁠37
• Pago de prima genuina por días especiales. Pago adicional de al menos una vez y media la tasa regular por trabajar fines de semana, días festivos, días de descanso u horas fuera de un horario básico establecido por un acuerdo de buena fe.⁠38
• Beneficios de acciones calificados. Ingresos provenientes de opciones sobre acciones calificadas proporcionadas por el empleador, derechos de apreciación de acciones y planes de compra de acciones para empleados.⁠39

Dos notas sobre estas exclusiones. Primero, los pagos de prima en las últimas dos categorías relacionadas con horas extra generalmente pueden acreditarse contra las horas extra que el empleador adeuda, lo que evita que los empleados reciban doble pago por la misma prima.⁠40 Segundo, las exclusiones de regalos y bonos discrecionales son estrechas. Cualquier cosa que el empleado haya recibido como promesa, que espere o que gane mediante su desempeño no califica.⁠41

Cálculo de la tasa regular de pago

Una vez que sabe qué pagos cuentan, el método para convertirlos en una tarifa por hora depende de cómo se le paga al empleado. A continuación se analizan las situaciones más comunes.

Empleados por hora

Si a un empleado se le paga por hora y no recibe ninguna otra compensación, la tasa regular de pago es simplemente la tarifa por hora del empleado.⁠42 Las horas extra se pagan entonces a una vez y media o al doble de esa tarifa.

En el momento en que el empleado gana cualquier otra compensación incluible, como un bono, un diferencial por turno o una comisión, la tasa regular sube por encima de la tarifa base por hora y debe recalcularse utilizando los métodos que se describen a continuación.⁠43

Empleados asalariados

Un empleado no exento puede recibir legalmente un salario fijo, pero ese salario no elimina sus derechos a horas extra. Para un empleado asalariado de tiempo completo, la tasa regular de pago es una cuarentava parte (1/40) del salario semanal.⁠44 Si al empleado se le paga mensualmente, el salario semanal se obtiene multiplicando el salario mensual por 12 y dividiendo entre 52.⁠45

Es importante destacar que el salario de un empleado no exento lo compensa únicamente por sus horas regulares, sin horas extra.⁠46 Dado que ninguna parte del salario se acredita hacia las horas extra, cada hora extra debe pagarse a la tarifa completa de una vez y media o al doble, no solo una prima adicional de medio tiempo.⁠47

Los empleadores a veces alegan que un salario fue "acordado" para incluir las horas extra. La ley de California no lo permite. La Legislatura enmendó el Labor Code en 2012 para dejar en claro que un salario fijo compensa únicamente las horas que no son horas extra, independientemente de lo que las partes hayan acordado de manera privada.⁠48

Por la misma razón, el método federal de la "semana laboral con horas fluctuantes" (fluctuating workweek), según el cual un salario fijo se trata como pago a tiempo regular por cualquier cantidad de horas que el empleado trabaje, no está permitido en California. Ese método reduce la tarifa por hora del empleado a medida que aumentan sus horas, lo cual es incompatible con la política de horas extra de California.⁠49

Si el salario está expresamente acordado para cubrir menos de 40 horas por semana, el número de horas acordado se usa como divisor en su lugar, lo que produce una tarifa regular más alta.⁠50

Empleados que Reciben Dos o Más Tarifas por Hora

Algunos empleados ganan diferentes tarifas por hora según el tipo de trabajo que realizan en la misma semana laboral, como una tarifa más alta por turnos de capacitación y una tarifa más baja por tiempo de traslado. En esa situación, California utiliza el método del promedio ponderado: las ganancias totales a tiempo regular de la semana se dividen entre el total de horas trabajadas, y el resultado es la tarifa regular para esa semana.⁠51 Como el empleado ya recibió pago a tiempo regular por cada hora, por cada hora extra se le debe un medio adicional de la tarifa del promedio ponderado (o una tarifa completa adicional por las horas de tiempo doble).⁠52

Una advertencia: al menos un Tribunal de Apelaciones ha permitido que un empleador pague las horas extra a la tarifa vigente cuando se trabajaron dichas horas, en los casos en que ese método resultó más beneficioso para los empleados en general. La Corte Suprema de California no ha resuelto el asunto, y el promedio ponderado sigue siendo el método que respalda el Comisionado Laboral.⁠53

Empleados que Reciben Bonificaciones

Cuando un empleado no exento gana una bonificación no discrecional, se deben horas extra sobre la bonificación misma. California divide el cálculo en dos métodos, según el tipo de bonificación.

Una bonificación de suma fija (flat-sum bonus) es una cantidad fija que no aumenta con las horas ni la producción del empleado, como una bonificación de asistencia establecida o una bonificación fija por permanecer hasta el final de una temporada. Conforme a la decisión de la Corte Suprema de California en Alvarado v. Dart Container Corp., el valor por hora de una bonificación de suma fija se obtiene dividiendo la bonificación entre las horas no extra efectivamente trabajadas por el empleado durante el período, y por cada hora extra se debe una vez y media ese valor por hora (o el doble por las horas de tiempo doble).⁠54 El razonamiento es que una bonificación de suma fija se gana completamente durante las horas regulares, por lo que distribuirla entre las horas extra reduciría la prima por horas extra.⁠55 Esto es más favorable para los empleados que el método federal.

Una bonificación por producción, en cambio, aumenta con las horas o la producción del empleado, como un incentivo por unidad. Para estas bonificaciones, la bonificación se divide entre todas las horas trabajadas durante el período, incluidas las horas extra, y por cada hora extra se debe un medio adicional de ese valor por hora (o una cantidad completa adicional por las horas de tiempo doble). Como la bonificación en sí ya aumentó durante las horas extra, solo queda pendiente la parte de la prima.⁠56

Un caso especial es una bonificación establecida como un porcentaje fijo de las ganancias totales del empleado, incluidas las ganancias por horas extra. Dado que ese tipo de bonificación aumenta automáticamente el pago de horas extra del empleado en el mismo porcentaje, no se deben horas extra adicionales sobre ella.⁠57

Por último, cuando una bonificación cubre más de una semana laboral, como una bonificación trimestral o anual, debe asignarse a las semanas laborales en que se ganó, y las horas extra de cada semana afectada deben recalcularse una vez que se conozca el monto de la bonificación.⁠58

Empleados que Trabajan por Comisión

Las comisiones son salario y deben incluirse en la tarifa regular de pago.⁠59 La comisión se asigna a la semana o semanas laborales en que se ganó. Si no puede vincularse a semanas específicas, se distribuye razonablemente entre el período en que se ganó, y las horas extra se recalculan para cada semana afectada.⁠60

El método habitual es el mismo que se usa para las bonificaciones por producción: las ganancias totales incluibles de la semana (salario por horas más la comisión asignada) se dividen entre el total de horas trabajadas, y por cada hora extra se debe un medio adicional de esa tarifa (o una tarifa completa adicional por las horas de tiempo doble). Alternativamente, mediante un acuerdo previo, el empleador puede pagar una vez y media la tarifa de comisión misma por las ventas realizadas durante las horas extra, aunque este método rara vez se utiliza.⁠61

Tenga en cuenta que algunos empleados que trabajan por comisión, principalmente vendedores con comisiones elevadas en el comercio minorista y ciertas ocupaciones profesionales, técnicas o administrativas, están exentos de las horas extra por completo bajo una prueba separada. Esa exención elimina la obligación de pagar horas extra para los períodos de pago que califican; no es una forma alternativa de calcular la tarifa regular.⁠62

Empleados Pagados por Pieza

Los empleados pagados por pieza (piece-rate) plantean dos preguntas distintas: cómo se calculan las horas extra sobre sus ganancias por pieza, y cómo se les paga por el tiempo en que no ganan ninguna tarifa por pieza.

Para las horas extra, se puede usar cualquiera de dos métodos. Con el método habitual, las ganancias totales por pieza (más cualquier otra compensación incluible) se dividen entre el total de horas trabajadas para determinar la tarifa regular, y por cada hora extra se debe un medio adicional de esa tarifa (o una tarifa completa adicional por las horas de tiempo doble). Alternativamente, si las partes lo acuerdan de antemano, el empleador puede pagar una vez y media la tarifa por pieza misma por las piezas producidas durante las horas extra.⁠63

Por separado, dado que el trabajo por pieza solo paga por la actividad productiva, California exige que los empleados pagados por pieza reciban pago adicional a su tarifa por pieza por los períodos de descanso y otro tiempo no productivo. Específicamente:

• Los períodos de descanso y recuperación deben pagarse a la tarifa más alta entre el salario mínimo aplicable o una tarifa promedio por hora, calculada dividiendo la compensación de la semana (excluyendo el pago por períodos de descanso y las primas por horas extra) entre las horas de la semana (excluyendo los períodos de descanso).⁠64
• Otro tiempo no productivo, es decir, el tiempo bajo el control del empleador que no está directamente relacionado con la actividad por pieza, debe pagarse al menos al salario mínimo aplicable.⁠65
• Los talones de pago deben desglosar el tiempo de descanso, recuperación y no productivo, así como las tarifas pagadas por ellos.⁠66

Estas reglas codifican decisiones judiciales que establecen que los empleadores no pueden promediar las ganancias por pieza entre todas las horas para cubrir el tiempo no pagado.⁠67

Cómo aplicar la tasa regular a las horas extra

Una vez que se conoce la tasa regular, se le aplican los multiplicadores de horas extra de California:

Las horas no se cuentan dos veces. Una hora que ya fue pagada como horas extra diarias no se contabiliza también para el umbral semanal de 40 horas.⁠68 Y aunque un horario alternativo de trabajo puede cambiar cuándo comienzan las horas extra, no cambia la forma en que se calcula la tasa regular en sí.⁠69

Otros pagos calculados con base en la tasa regular

Recargos por período de comida, período de descanso y período de recuperación

Cuando un empleador no proporciona un período de comida, período de descanso o período de recuperación conforme a la ley, el empleado tiene derecho a una hora adicional de pago a su "tasa regular de compensación".⁠70 Durante años, muchos empleadores pagaron este recargo a la tarifa base por hora del empleado. La Corte Suprema de California rechazó esa práctica en Ferra v. Loews Hollywood Hotel, al resolver que la "tasa regular de compensación" es la misma cifra que la tasa regular para horas extra, por lo que los recargos por descansos deben incluir bonos no discrecionales, comisiones y demás pagos computables.⁠71

Estos pagos de recargo son en sí mismos salarios. Deben aparecer en los talones de pago del empleado y pagarse a tiempo cuando termina la relación laboral; de lo contrario, el empleador puede adeudar penalidades por talones de pago incorrectos y por demora en el pago final, además de los propios recargos.⁠72

Licencia por enfermedad pagada

La licencia por enfermedad pagada está relacionada con la tasa regular, pero no se calcula de manera idéntica, y confundir ambas es un error frecuente. Para los empleados no exentos, el empleador puede elegir entre dos métodos: (1) calcular el pago por enfermedad "de la misma manera que la tasa regular de pago para la semana laboral en que el empleado usa la licencia por enfermedad pagada, independientemente de si el empleado trabaja horas extra en esa semana laboral", o (2) dividir el total de salarios del empleado, sin incluir el pago adicional por horas extra, entre el total de horas trabajadas en los períodos de pago completos de los 90 días anteriores de empleo.⁠73 Para los empleados exentos, el pago por enfermedad se calcula de la misma manera en que el empleador calcula otras formas de licencia pagada.⁠74

Pago por presentación al trabajo y por turno dividido

El empleado que se presenta a trabajar pero recibe menos de la mitad de su jornada habitual o programada tiene derecho al pago por presentación al trabajo (reporting time pay): la mitad de la jornada programada, pero no menos de dos ni más de cuatro horas, a la tasa regular de pago del empleado.⁠75 Se debe un recargo por turno dividido (split-shift premium) de una hora al salario mínimo cuando la jornada laboral se interrumpe por un período no remunerado y sin trabajo, distinto de un período de comida normal.⁠76

Estos recargos se derivan de la tasa regular o del salario mínimo, pero por lo general no se incorporan de vuelta a la tasa regular, porque no son una compensación por horas efectivamente trabajadas.⁠77

Errores comunes que reducen el cheque de pago

Los errores en la tasa regular se encuentran entre las violaciones salariales más frecuentes en California. Los empleados que revisan sus talones de pago deben estar atentos a estos patrones:

• Horas extra pagadas solo sobre la tarifa base. Si el empleado gana bonos, comisiones o diferenciales por turno, pero su tasa de horas extra nunca cambia, es probable que la tasa regular se esté calculando incorrectamente.⁠78
• Bonos prometidos etiquetados como "discrecionales". Un bono que los empleados esperan, o que está vinculado a la asistencia, la producción o la permanencia en el empleo, es no discrecional sin importar cómo se le llame.⁠79
• Bonos de suma fija calculados según el método federal. Dividir un bono de suma fija entre el total de horas y pagar un recargo de medio tiempo subestima las horas extra en California; el bono debe dividirse entre las horas que no son de horas extra y aplicarse un multiplicador completo de 1.5.⁠80
• Un salario que supuestamente "incluye" las horas extra. La ley de California considera que un salario fijo para un empleado no exento cubre únicamente las horas que no son de horas extra, independientemente de lo que se haya acordado.⁠81
• Recargos por descanso pagados a la tarifa base por hora. Los recargos por período de comida y período de descanso deben pagarse a la tasa regular completa, incluyendo bonos no discrecionales y comisiones.⁠82
• Pago a destajo sin pago separado por períodos de descanso. Los empleados que trabajan a destajo deben recibir un pago separado por sus períodos de descanso, y sus talones de pago deben desglosarlo.⁠83
• El pago por enfermedad tratado como equivalente a la tasa de horas extra. La ley de licencia por enfermedad tiene sus propios métodos de cálculo, incluido un período de referencia de 90 días que excluye los recargos por horas extra.⁠84
• Promedio de ingresos calculado en varias semanas laborales. La tasa regular se calcula semana laboral por semana laboral.⁠85

Qué hacer si su tasa regular fue calculada incorrectamente

Incluso un error pequeño por hora puede acumularse en salarios no pagados significativos a lo largo de meses o años de cheques de pago. Los empleados cuya tasa regular fue calculada incorrectamente generalmente pueden recuperar:

• Horas extra y otros salarios no pagados, más intereses, junto con honorarios de abogado y costas si el empleado gana el caso.⁠86
• Primas por períodos de comida y descanso no pagadas, cuando dichas primas se pagaron a una tasa incorrecta o no se pagaron en absoluto.⁠87
• Multas por talones de pago y por tiempo de espera, cuando los pagos insuficientes se reflejaron en los comprobantes de salario o en el cheque final del empleado.⁠88

Se aplican plazos estrictos. Los reclamos por salarios no pagados generalmente deben presentarse dentro de tres años, y ciertos reclamos pueden remontarse hasta cuatro años atrás bajo la Ley de Competencia Desleal de California.⁠89

Los empleados pueden plantear el problema de manera informal con su empleador, presentar un reclamo salarial ante la Oficina del Comisionado Laboral, o interponer una demanda. Dado que el cálculo de la tasa regular depende de los detalles de cómo se le pagó al empleado, generalmente es recomendable consultar con un abogado antes de decidir cómo proceder.